Projektipalautteen merkitys: Miksi projektipäällikkö ja tiimi tarvitsevat palautetta?
Projektipalautteella on merkittävä rooli projektipäällikölle motivaation, oman ammatillisen kasvun ja projektihallinnan työkalujen kehittämisen näkökulmista. Palaute auttaa projektipäällikköä ymmärtämään, miten hyvin hän on suoriutunut työstään ja löytämään painopisteet, joissa hän voi itse kehittyä. Lisäksi hän voi pohtia, ovatko käytetyt projektinhallinnan menetelmät olleet tähän projektiin sopivia.
Projektipalautekyselyt, joissa projektin avainhenkilöt pääsevät kertomaan, miten projekti sujui heidän näkökulmastaan ja miten projektipäällikkö suoriutui tehtävästään, tehdään tavallisesti projektin päätyttyä. Pitkäkestoisissa projekteissa systemaattisia palautekyselyjä olisi lisäksi syytä tehdä muutaman kerran projektin eri vaiheissa ja tämän lisäksi tulisi varata lyhyitä hetkiä myös epävirallisemman palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen.
Jatkuva palaute mahdollistaa sen, että kehittymistä tapahtuu jo projektin edetessä ja mahdolliset ongelmatkin päästään korjaamaan jo heti alussa. On kurjaa ymmärtää vasta projektin päätyttyä, että jotain olisi kannattanut tehdä jo alusta asti toisella tapaa.
Positiivista ja rakentavaa – molempia tarvitaan
Kukapa meistä ei haluaisi positiivista palautetta?! Positiivinen palaute vahvistaa aina saajansa itsetuntoa, antaa lisäenergiaa sekä vahvistusta ja uskoa ammattitaitoonsa.
Hyvä projektipalaute sisältää kuitenkin myös rakentavaa palautetta. On tärkeää antaa palautetta rakentavalla ja positiivisella tavalla, jotta projektipäällikön ammatillinen kehittyminen ja projektityökalujen kehittämisen motivaatio eivät kärsi – rakentavan palautteen tarkoitus ei ole lannistaa.
Projektipäällikön saadessa rakentavaa palautetta, hänen tulee pureutua palautteen taustoihin ja syihin. Tämä mahdollistaa systemaattisen tavan toimintamallien parantamiseen sekä uusien lähestymistapojen arvioimiseen ja kehittämiseen. Rakentava palaute auttaa häntä kehittymään ja etenemään urallaan. Palautteen avulla projektipäällikkö ymmärtää syvällisemmin, millaisia odotuksia häneen kohdistuu ja millaisia kehitystavoitteita hänen on tarpeen asettaa itselleen.
Palautteen saannin merkitys
Istuimme alas pohtimaan palautteen antamisen ja saamisen merkitystä yhdessä Notkia IT:n vanhempien projektipäälliköiden Kirsi Eskolan ja Jyrki Mäntysen kanssa.
”Palaute projektitiimissä on elintärkeää. Mikäli palautetta ei saa, projektitiimin jäsenet ja projektipäällikkö ajattelevat, että kaikki onkin sujunut hyvin, vaikkei asia välttämättä ole näin.”
Palautteen antamista käytetään liian vähän työkaluna kehittämiseen ja kehittymiseen. Palaute lisää saajansa työn imua, energisoi ja antaa myös herätteen yksilön kehittymiselle – yksilö havaitsee ja tunnistaa oman ammattitaidon kehittymiskohteet ja mihin asioihin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Jos palautetta ei saa tai se on puutteellista, jotain jää puuttumaan.
”Pääosin jokainen meistä haluaa tehdä työnsä mahdollisimman hyvin eikä lähtökohtaisesti halua epäonnistua – kun saa palautetta onnistumisista, generoi se lisää positiivista kierrettä ja vahvistaa uskoa omaan osaamiseen. Jos palautetta ei saa, tämä asettaa projektipäällikön tai muut projektitiimin jäsenet tyhjiöön”, toteavat Jyrki ja Kirsi.
Projekti on kertaluonteinen ja usein myös ainutkertainen ja palaute tuo työkaluja toiminnan kehittämiseen myös laajemmin sekä tilaajan että toimittajan puolella.
Notkialla kerätään palautetta systemaattisesti
Notkian toimari Tiina kertoo, että Notkialla on aiemmin koettu pienenä haasteena riittävän palautteen saaminen projektipäälliköiden työstä. Tämä johtuu mm. siitä, että osa toimeksiannoista on ketjutettu siten, että projekti tehdäänkin ns. ”asiakkaan asiakkaalle”, joihin asti virallisten palautekyselyiden tekeminen ei aina sopimusteknisistä syistä onnistu. Lisäksi kiireiset projektien omistajat ja projektitiimiläiset eivät välttämättä ehdi vastaamaan kirjallisiin palautepyyntöihin, niin ilahduttavaa kuin niitä olisikin täällä meillä lueskella.
Tiina jatkaa: ”Olemme Notkialla kuitenkin ymmärtäneet palautteen saannin merkityksen ja tälläkin hetkellä kokoamme palautetta systemaattisesti – sekä suullisesti asiakkaiden kanssa keskustelemalla että sähköisiä lomakkeita hyödyntämällä. Iloksemme projektipäällikkömme ovat saaneet positiivisen palautteen lisäksi myös konkreettisia parannusehdotuksia, liittyen esimerkiksi projektipalaverien agendan selkeyttämiseen tai vaikkapa toiveen tutustua paremmin kaikkiin projektin sidosryhmiin. Palautteiden myötä olemme kehittyneet entistä paremmiksi projektipäälliköiksi ja voimme viedä oppeja mukanamme seuraaviin toimeksiantoihin.”
Kiinnostuitko projarin hommista Notkialla? Ota yhteyttä esimerkiksi Tiinaan ja buukataan tutustumispalaveri kalenteriin. Voit myös jättää avoimen työhakemuksen, sitäkin kautta yhteys kyllä syntyy.
Lisää luettavaa: Notkialla kannustetaan sertifioitumaan projektipäälliköksi
Blogista poimittua:
Sote-projektijohtaja Jarkko Rintaluoma on myös toinen Notkian perustajista
Notkian monitaituri Jarkko esittäytyy! ”Tämän työn parhaita puolia ovat työpajat, joissa suunnitellaan ratkaisua johonkin tarpeeseen. Mietitään, miten saavutetaan jokin asetettu tavoite.”
Projektin sidosryhmät
Projektin sidosryhmien hallinta: Parempaa yhteistyötä menestyksekkään projektin puolesta! Projektit ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, joissa eri sidosryhmien hallinta on avainasemassa. Sidosryhmien hallinnan tavoitteena on edistää positiivisia yhteistyösuhteita ja tyytyväisyyttä, mikä puolestaan vaikuttaa positiivisesti projektin läpivientiin. Lue lisää siitä, miten tämä tehdään hallitusti.
Esittelyssä ITSM-asiantuntija ja yksi Notkian omistajista Sami Skogberg
Sami on viihtynyt Notkialla loistavasti ja kertoo 13 vuoden menneen ihan hujauksessa, vaikka paljon on ehtinyt tapahtua vuosien saatossa. “Vastahan sitä juuri googleteltiin omistajien kesken, että mitäs ihmettä tämä nyt sitten mahtaa tarkoittaa yrityksen kannalta, kun ensimmäinen työntekijä ilmoitti odottavansa lasta”.
Esittelyssä Kirsi Eskola: ”Tykkään, että on haastetta ja paljon töitä.”
Kirsi on ollut mukana Pirkanmaan hyvinvointialueen perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmiin ja asiakastietojärjestelmiin liittyvissä valmistelu- ja käyttöönottoprojekteissa sekä niihin liittyvissä teknisissä muutosprojekteissa.
Tilikaudelta torjuntavoitto
Toukokuun lopussa päättyi Notkia IT:n 14. tilikausi. Strategiamme mukaan tavoitteena oli saavuttaa maltillista ja kannattavaa kasvua aiempien vuosien tapaan. Edellisvuonna olimmekin päässeet liikevaihdossa kerralla huimaan yli 50% kasvuun, joten odotukset ja tavoitteet olivat melko korkealla (n. 3,2me liikevaihtoa 10% tuloksella), mutta valitettavasti näin hienoihin lukuihin ei tällä kertaa päästy.
Meidän Notkia IT
- Projektipäälliköt
- Tekniset asiantuntijat
- Suunnittelu ja konsultointi