Kymmenen syytä, miksi haluan olla projektipäällikkö

Mikä projektipäällikön työssä viehättää?

Aloitin kesäkuun alussa Syväjohtamisen valmennuksen kehittyäkseni paremmaksi projektipäälliköksi. Valmennuksen myötä aloin pohtimaan, miten ja miksi olen päätynyt projektipäällikön tehtäviin. Projektipäällikön ura ei ollut ”toiveammattini” päätettyäni opintoni. Siihen vaan ajauduin, ja mitä pitempään työtä olen tehnyt, sitä vakuuttuneempi olen uravalinnastani.

Mikä projektipäällikön työssä oikein viehättää? Miksi haluan olla projektipäällikkö? Pohdittuani asiaa, tunnistin useita seikkoja, miksi toimin ulkoisena projektipäällikkönä alati vaihtuvissa ympäristöissä eri asiakkaiden parissa.

1. Vaihtelevuus ja ainutlaatuisuus

Jokainen projekti on erilainen ja jokainen päivä projektissa on erilainen (no, ainakin melkein). Asiakkailla on erilaisia projektinhallinnan käytäntöjä, työkaluja, lomakkeita, joihin perehtyminen vie oman aikansa. Uudet tiimin jäsenet tuovat projekteihin oman vivahteensa. Mielenkiintoisinta tässä työssä on mahdollisuus toimia eri liiketoimintaympäristöissä. Olen saanut tehdä muun muassa toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen tukkuliikkeelle ja johtaa valitun järjestelmän käyttöönoton. Kilpailutusprojektit ovat erittäin haastavia, oli sitten kyse konesalipalvelujen kilpailutuksesta tai ison lehtitalon toimitusjärjestelmän kilpailutuksesta. Ääripäänä edellä mainittuihin on sairaanhoitopiirien kriittisten ympäristöjen projektit. Asiakkaasta ja liiketoiminnasta huolimatta projektit ovat aina ainutlaatuisia.

2. Erilaisten ihmisten kanssa työskentely

Ihmiset vaihtuvat jokaisen asiakasprojektin myötä. Projektipäällikön rooli edellyttää, että ymmärrät ja osaat koordinoida projektitiimin jäsenten työskentelyä. Organisaation ulkopuolelta tulevana projektipäällikkönä harvoin pystyn valitsemaan projektitiimin jäseniä ja tiimin jäsenet saattavat vaihtua projektin aikana. Ulkoinen projektipäällikkö työskentelee hyvin erilaisten persoonien kanssa, mikä vaatii moninaisia taitoja, kuten oppia tuntemaan tiimin jäsenet nopealla aikataululla, luoda luottamus tiimissä yhteisen tavoitteen toteuttamiseksi, motivoida tiimin jäseniä sekä kykyä neuvotella eri sidosryhmien kanssa ja ratkaista ristiriitoja tarvittaessa.

3. Uuden oppiminen

Olen usein miettinyt, miten paljon olen oppinut projektipäällikkönä toimiessani, sekä miten paljon projektitiimin jäsenet oppivat tiimin jäseninä. Projektipäällikölle on runsain mitoin tarjolla erilaisia workshoppeja, koulutuksia ja sertifiointeja. Lisäksi opin jokaisessa projektissa melkoisesti projektitiimin jäseniltä, jotka ovat alansa asiantuntijoita, ja pystyn jakamaan tätä osaamista tulevissa projekteissani. Työssä palkitsevaa on se, kun huomaat projektitiimin jäsenten oppineen jotain uutta. Projektipäällikkönä osaaminen kasvaa projektien myötä. Jokainen projekti tuo tullessaan rutkasti uusia kokemuksia ja uutta osaamista. Koskaan et ole ”täysin oppinut”.

4. Ongelman ratkaisu

Jokainen projekti pyrkii ratkaisemaan jonkin olemassa olevan ongelman tai kehittämään olemassa olevaa/olevia prosesseja tai järjestelmiä.  Projektipäällikkönä voin työskennellä erilaisten tiimin jäsenten kanssa ja erilaisten haastavien ongelmien parissa, jotka pitäisi ratkaista parhaimmalla mahdollisella tavalla. Yhtäkään projektia ei voi sanoa tylsäksi, vaan aina edessä on uudet ongelmat tai haasteet voitettavaksi. Mikään ei ole mukavampaa kuin saada asiakkaalta hyvää palautetta, kun esimerkiksi projektin tuomat hyödyt ylittävät odotukset tai tuovat jotain odottamatonta lisäarvoa, tai projektille varatut kustannukset tai suunniteltu aikataulu alitetaan.

5. Viestintä

Projektinhallinnan tehtävissä vaaditaan paljon viestintää. Pidän erityisen paljon tästä työstä, koska tapaan uusia ihmisiä. Lisäksi sidosryhmät vaihtuvat jokaisen projektin myötä. Mitä suuremmasta ja haastavammasta projektista on kyse, sitä haastavampaa on tunnistaa sidosryhmät ja viestiä jokaisen projektiin osallistuvan tahon kanssa. Ajatuksiani projektiviestinnästä voi lukea esimerkiksi täältä.

6. Moniosaaja ja multitaskaaja

Projektipäällikkönä olet tiimisi motivaattori, asiakkaan ensimmäinen kontakti, ongelmanratkaisija, kommunikaattori. Pyrit pitämään langat käsissäsi eri sidosryhmien kanssa, jotka saattavat vaihtua projektin edetessä, yrität pitää projektin osapuolet tyytyväisinä, ratkaiset ristiriitoja sidosryhmien välillä, pidät aikataulun kurissa ja paljon muuta. On pidettävä spontaanisuudesta, ja pystyttävä käsittelemään useita tehtäviä samanaikaisesti. Sanotaan, että naiset hallitsevat multitaskaamisen. Tiedä häntä, mutta edellä mainitut haasteet ovat juuri tämän työn suola. 

7. Mahdollisuus työskennellä eri toimialoilla

Monet projektipäällikön taidoista, joita tarvitaan yhdellä toimialalla, siirtyvät helposti muille toimialoille esimerkiksi terveydenhuoltoon, teollisuuteen, tietoliikenteeseen, sovelluskehitykseen, toiminnan kehittämiseen jne. Ja jälleen uuden oppiminen on taattua.

8. Autan organisaatiota kehittymään

Projektipäällikkönä koen auttavani organisaatiota kehittämään toimintaansa, parantamaan tuottavuutta ja kustannustehokkuutta, optimoimaan projektien resurssienhallintaa, parantamaan asiakastyytyväisyyttä sekä mahdollisesti lisäämään kilpailukykyään oli kyse toimintatapojen muutoksesta, prosessien kehittämisestä tai jonkun sovelluksen käyttöönotosta. Paras palaute onnistuneesta projektista on tyytyväinen asiakas.

9. Projektinhallinta ei ole ”vain työ”

Projektinhallintaa tarvitaan miltei kaikkialla. Voin tehdä projektisuunnitelman melkein mihin tahansa, talon rakentamisesta terassin rakentamiseen. Projektinhallinta on loistava taito, myös siksi, että se auttaa myös muilla elämän alueilla.

10. Työn vaativuus

Ulkoiselta projektipäälliköltä odotetaan paljon – vai kuvittelenko vain näin?  Jos katsoo maailmanlaajuisen standardin ICB4:n (Individual Competence Baseline) pätevyyksiä, joita vaaditaan ihmisiltä, jotka työskentelevät projektinjohtamisen parissa, on lista huikea. ICB:n ”ihmispätevyydet” koostuvat henkilökohtaisista ja henkilöiden välisistä pätevyyksistä, jotka tarvitaan projektin toteutuksen menestykselliseen osallistumiseen tai johtamiseen. Mielestäni psykologia (ts. ihmisen käyttäytyminen) on läsnä projektipäällikön jokapäiväisessä työssä. Valitettavasti tämä ei ole saanut riittävästi huomiota projektinhallinnan koulutuksessa tai kirjallisuudessa, vaan vaatii omatoimista kouluttautumista. Tosin teoriatieto ei välttämättä takaa menestynyttä projektia, sillä ihmiset ovat erilaisia, joten jokainen projektitiimi on omanlaisensa.

Organisaation ulkopuolelta tulevana projektipäällikkönä työskenteleminen on mielestäni ketterämpää kuin projektipäällikön työ yleensä. Se antaa enemmän vapautta tehdä vaikeitakin päätöksiä, ja voin helpommin tuoda esiin keinoja, esimerkiksi leikata kustannuksia ja virtaviivaistaa prosesseja. Pystyn tarkastelemaan organisaation toimintaa objektiivisesti ulkopuolisen silmin. Lisäksi koen, että tuon jokaiseen projektiin aina jotain uutta hyödynnettävää edellisistä projekteistani. Ulkopuolisena minulla ei ole muita tavoitteita kuin projektin loppuun saattaminen onnistuneesti aikataulun ja budjetin puitteissa.

Syitä, miksi haluan olla projektipäällikkö, on siis useita. Nyt aloittamaltani Syväjohtamisen valmennukselta odotan ennen kaikkea, että voin auttaa itseäni kehittymään yhä paremmaksi projektipäälliköksi. Projektipäällikköhän ei ole esimiesasemassa, joten odotan esimerkiksi keinoja motivoida ja johtaa projektitiimiä yhä parempiin suorituksiin.

Blogitekstin on kirjoittanut projektipäällikkö Päivi Kähönen. Lue lisää Notkian projektinhallintapalveluista ja ota yhteyttä, jos haluat vaihtaa ajatuksia projektinhallinnasta!