Tehokas muutoshallinta säästää aikaa, rahaa ja hermoja

Nosta käsi ylös, jos teidän IT-ympäristönne muutokset kirjataan järjestelmään.

Osa nosti käden ylös. Hyvä! Hyi teitä muita!

Nosta käsi ylös, jos voit sanoa rinta rottingilla, että kaikki teidän IT-ympäristönne muutokset luokitellaan, niiden mahdolliset vaikutukset tuotettaviin palveluihin selvitetään, tehtävät aikataulutetaan ja kokonaisuus hyväksytetään ennen muutosten toteuttamista.

Nyt käsiä nousi enää kourallinen. Hyvä te! Olette oikealla tiellä.

IT-palvelut mahdollistavat yrityksen toiminnan ja siksi palveluiden tehokas muutoshallinta palvelee niin työntekijöitä kuin yrityksen asiakkaita. Ota tästä kirjoituksesta vinkit talteen, miten toteuttaa hyödyllinen muutoshallinta Efecte-järjestelmällä.

Perinteinen malli ruokkii kiirettä ja kerryttää ongelmia

Perinteisesti IT-ympäristön muutokset toteutetaan vailla minkäänlaista selvitystä niiden mahdollisista vaikutuksista tuotettaviin palveluihin. Muutokset saatetaan kirjata Exceliin tai muistioon, koska joku on käskenyt tehdä niin. Muutoksen suunnittelu, arviointi ja mahdollinen hyväksyntä jää usein tekemättä.

Tämäkin on parempi vaihtoehto kuin se, että tehdyistä muutoksista ei jää mitään jälkeä. Ja kaikki mahdolliset toimintatavat toimivat juuri siihen asti, kunnes ongelmat alkavat kasaantua. Ilman muutostenhallintaa on hankalaa ja aikaa vievää selvittää ongelman alkuperäistä syytä. Yleensä tässä vaiheessa ongelmat korjataan tekemällä hakuammuntana uusia muutoksia, jotka saattavat korjata ongelman tai sitten eivät. Eikä näitä suuressa hädässä tehtyjä muutoksia tietenkään muisteta kirjata minnekään.

Jos muutokset suunnitellaan hyvin ja ne dokumentoidaan säntillisesti, voidaan ongelmien aiheuttaja löytää nopeasti pelkästään muutoshistoriaa tutkimalla. Kun homma toimii, työntekijät ja asiakkaat kiittävät. Tehokas muutoshallinta tuo väistämättä säästöjä yritykselle.

Tehokas muutoshallinta tuo väistämättä säästöjä yritykselle

Viisi vinkkiä helppoon muutoshallintaan

Efectessä on hyvät, valmiit toiminnallisuudet muutosprosessien hallintaan, joita kannattaa hyödyntää, jos tunsit piston sydämessäsi alun tekstin perusteella. Tässä meidän vinkkimme muutoshallinnan käyttöönottoon.

1)   Kartoita ongelmat nykytilanteessa

Tunnista ensin, mitä teidän organisaatiossanne eniten menee pieleen muutoshallinnassa? Keskustele ihmisten kanssa ja yritä löytää isoimmat ongelmat nykyisessä toimintamallissa. Millaisia parannusehdotuksia saat tiimiltäsi? Millaiset ratkaisut auttaisivat teidän tilanteessanne?

Kun olette yhtä mieltä ongelmista ja toivotuista ratkaisuista, lähde sitten vasta kehittämään uutta toimintamallia järjestelmään. Muutosjohtamisesta voit lukea lisää esimerkiksi täältä.

2)   Tee muutosten kirjaamisesta helppoa

Muutoksesta on tärkeää kirjata ylös, kuka on tehnyt, mitä ja milloin. Jo näillä kolmella tiedolla autetaan löytämään ongelmien juurisyy nopeasti.

Muutoshallinnankäyttöönotto alkaa tietomallien määrittelyllä ja toteutuksella. Työ onnistuu nopeimmillaan muutamassa tunnissa. Vakiomuutospohjat auttavat kirjaamista.

3) Mahdollista muutosten kirjaaminen kaikille osapuolille

Ison organisaation IT-palveluita ylläpitävät monet eri toimijat. Jotta ongelmatilanteissa ei jouduta ottamaan yhteyttä moniin eri paikkoihin, mahdollista muutosten kirjaaminen järjestelmään kaikille eri osapuolille. Tämä helpottaa kokonaisuuden ymmärtämistä.

On myös tärkeää, että tiedot tehdyistä muutoksista on kaikkien asianosaisten saatavilla yhdestä paikasta.

4)   Suunnittele muutokset huolellisesti ja arvioi niiden vaikutukset etukäteen

Muutosten aiheuttamien vaikutusten arviointi ei ole yksinkertaista. Tilanne helpottuu, jos Efectessä on ajan tasalla oleva konfiguraatiotietokanta organisaation IT-ympäristöstä.

Muutoshallinnan avulla pysyt kärryillä myös työmäärä- ja kustannusarvioista. Suunnitelluista muutoksista tulee hallinnoitavia kokonaisuuksia kiireessä tehtyjen muutoskokeilujen sijasta.

5)   Seuraa muutoshallinnan historiaa ja muutosten edistymistä

Ajantasainen muutoshallinta mahdollistaa toteutettujen muutosten hallinnoinen ja muutosprosessin jatkuvan arvioinnin sekä kehittämisen.

Efecten muutoshallinnan valmisratkaisua voi muokata omiin tarkoituksiin soveltuvaksi. Näin muutosten suunnittelu ja kirjaaminen saadaan sellaiseksi, miten se teidän organisaatiotanne parhaiten palvelee. Tässä Efecten muokkaustyössä me notkialaiset pystymme auttamaan teitä.