Käyttöönottoprojektissa projektipäällikkö tarvitsee muutosjohtamisen osaamista

Jokainen työntekijä reagoi muutokseen omalla tavallaan

Itse kuulun siihen joukkoon, joka oikein odottaa muutoksia. Osalle silti pienikin muutos työympäristössä aiheuttaa ahdistusta ja epävarmuutta. Erityisesti, jos muutos tulee yllättäen ja siihen ei ole pystynyt itse vaikuttamaan. En minäkään sellaisesta muutoksesta riemuitse. Porukassa tyytymättömyys kehittyy helposti muutosvastaisuudeksi, joka leviää organisaatiossa kuin kulovalkea. Miten projektipäällikön tulisi johtaa muutosprojektia, jotta työntekijöiden into asiaan säilyisi?

Organisaatiot ovat jatkuvassa muutoksessa

Organisaatioissa muutoksia tapahtuu koko ajan. Jotta pystytään vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin ja pysymään kilpailukykyisenä, toimintatapoja täytyy kehittää jatkuvasti. Ohjelmistoja päivitetään ja työn sujuvuuden sekä tehokkuuden nimissä uusia tietojärjestelmiä otetaan käyttöön.

Ei ole liioiteltua sanoa, että jonkinlainen muutosprojekti on käynnissä lähes aina. Kuinka monta muutosprojektia sinä tunnistat teidän organisaatiosta juuri nyt?

Työntekijät ajattelevat muutoksessa omaa etuaan

Muutostilanteessa jokainen työntekijä miettii, mitä tämä tarkoittaa minulle. On tärkeää ymmärtää, miten uusi ohjelmisto tulee vaikuttamaan juuri minun työhöni. Aiheuttaako se hankaluuksia, tai voisiko se auttaa minua jonkin tietyn ongelman ratkaisemisessa?

Työntekijän tarve saada tietoa kasvaa valtavasti muutoksessa.

Työntekijän tarve saada tietoa kasvaa valtavasti muutoksessa. Lisäksi tulee tarve sille, että joku kuuntelee ja vastaa kysymyksiin. Työntekijällä pitää olla riittävästi tietoa, jotta he ymmärtävät, mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Jos työntekijä on epävarma muutoksesta, hän alkaa lähinnä vastustaa sitä. Kyynisessä vastustuksen tilassa ihminen helposti kieltäytyy ymmärtämästä koko tilannetta ja etsimästä siihen liittyvää tietoa, vaikka tietoa olisikin saatavilla. Tästä suosta on haastava saada muutosprojekti onnistuneesti maaliin.

Muutosprojektin johtaminen on yhteisöllisyyden luomista

Projektipäällikkö johtaa muutosprojektia. Muutosjohtaminen on suurilta osin muutosviestintää. Projektipäällikön tulee tarjota laadukasta faktatietoa avoimesti ja läpinäkyvästi, jotta eri sidosryhmät, joihin projekti vaikuttaa, pystyvät muodostamaan muutoksesta oman käsityksensä. Viestintä pitää organisaation kasassa muutostilanteessa.

Muutosjohtaminen on suurilta osin muutosviestintää.

Hyviin tuloksiin päästään, kun projektipäällikkö sallii työntekijöiden osallistumisen muutokseen. Suunnittelua kannattaa tehdä erilaisissa työpajoissa yhdessä työntekijöiden kanssa. Jos se ei ole mahdollista, projektipäällikkö voi silti kysyä työntekijöiltä ideoita ja kommentteja mietittyihin ratkaisuihin. Osallistumisen kautta työntekijät saavat paremman ymmärryksen siitä, mistä muutoksessa on kyse ja millaisia ratkaisuvaihtoehtoja on olemassa.

Projektipäällikön olisi hyvä ymmärtää, että työntekijöiden avulla viedään muutosprosessia eteenpäin ja luodaan yhteisöllisyyttä. Kaikenlaisen positiivisen ilmapiirin luominen muutoksen ympärille on kannattavaa tekemistä. Olisiko hyvä idea tilata kaikille työntekijöille uuden ERP-järjestelmän fanipaidat?

Organisaatiolle kallein vaihtoehto on tehdä muutosprojekti piilossa työntekijöiltä, jolloin voi käydä niin, että uusi hankittu tietojärjestelmä tai toimintamallin muutos ei ratkaise ollenkaan niitä ongelmia, mitä työntekijä oikeasti kokee työssään. Muutosprojektin hyödyt jäävät lähinnä kosmeettisiksi.

Kokenut projektipäällikkö osaa pitää huolen siitä, että muutosprojektia johdetaan työntekijät ja muut sidosryhmät huomioiden. Projektipäällikön tehtäviin kuuluu ymmärtää, mitä tietoa työntekijöille pitää jakaa, milloin ja millä tavoin. Kun näistä asioista on huolehdittu, muutosprojektin onnistuminen alkaa olla jo lähellä.

Meidän tehtävämme Notkialla on saada projektit onnistuneesti maaliin.

Tykkäsitkö kirjoituksesta? Ehkä sinua kiinnostaa myös tämä teksti:

Projektipäällikkötyön ostaminen palveluna

 

Meidän it-projektinhallintapalvelusta voit lukea lisää täältä.

Jos pohdit, soveltuuko ulkoinen projektipäällikkö mukaan teidän toimintaanne, saatat hyötyä lataamalla meidän Meillekö projektipäällikkö -oppaamme.

 

Johanna Kivimäki

Johanna Kivimäki

myynti ja markkinointi

Blogista poimittua:

Ketterän projektin toimintatavat edistävät kaikenlaisia projekteja

Ketterän projektin toimintatavat puhuttivat Projektiyhdistyksen Projektipäivät 2020 seminaarissa. Kuuntelin verkkoseminaarissa Goforen Ari Lahden ja Johanna Leviäkankaan ajatuksia siitä, miten vanhat projektin määritelmät voitaisiin jo vihdoin päivittää nykyaikaan.

Sote-alan digitalisaatio haastaa Notkian projektipäälliköitä

Notkian projektipäälliköt ovat olleet jo vuosia mukana kehittämässä digitalisaatiota sote-alalle. Sote-alan digitalisaatio on toimintatapojen uudistamista, sisäisten prosessien digitalisointia ja palveluiden sähköistämistä. Se tarkoittaa myös parempaa tietoa ja parempia valintoja, eli sillä mahdollistetaan tiedolla johtamista.

Notkia IT on perheystävällinen työpaikka

Vaikka työpäivä haukkaakin ison osan jokaisesta arkipäivästä, Notkialla saa myös perhe näkyä ja kuulua. Meillä ollaan työroolin lisäksi myös äitiä, isiä, puolisoita ja lapsia.

Me ollaan niitä
ammattilaisia.

Meidän Notkia IT

  • Projektipäälliköt
  • Tekniset asiantuntijat
  • Suunnittelu ja konsultointi