Käyttöönottoprojektiin tarvitaan muutosjohtamisen osaamista

Jokainen työntekijä reagoi muutokseen omalla tavallaan

Itse kuulun siihen joukkoon, joka oikein odottaa muutoksia. Osalle silti pienikin muutos työympäristössä aiheuttaa ahdistusta ja epävarmuutta. Erityisesti, jos muutos tulee yllättäen ja siihen ei ole pystynyt itse vaikuttamaan. En minäkään sellaisesta muutoksesta riemuitse. Porukassa tyytymättömyys kehittyy helposti muutosvastaisuudeksi, joka leviää organisaatiossa kuin kulovalkea. Miten johtaa muutosprojektia ja säilyttää työntekijöiden into asiaan?

Organisaatiot ovat jatkuvassa muutoksessa

Organisaatioissa muutoksia tapahtuu koko ajan. Jotta pystytään vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin ja pysymään kilpailukykyisenä, toimintatapoja täytyy kehittää jatkuvasti. Ohjelmistoja päivitetään ja työn sujuvuuden sekä tehokkuuden nimissä uusia tietojärjestelmiä otetaan käyttöön.

Ei ole liioiteltua sanoa, että jonkinlainen muutosprojekti on käynnissä lähes aina. Kuinka monta muutosprojektia sinä tunnistat teidän organisaatiosta juuri nyt?

Työntekijät ajattelevat muutoksessa omaa etuaan

Muutostilanteessa jokainen työntekijä miettii, mitä tämä tarkoittaa minulle. On tärkeää ymmärtää, miten uusi ohjelmisto tulee vaikuttamaan juuri minun työhöni. Aiheuttaako se hankaluuksia, tai voisiko se auttaa minua jonkin tietyn ongelman ratkaisemisessa?

Työntekijän tarve saada tietoa kasvaa valtavasti muutoksessa.

Työntekijän tarve saada tietoa kasvaa valtavasti muutoksessa. Lisäksi tulee tarve sille, että joku kuuntelee ja vastaa kysymyksiin. Työntekijällä pitää olla riittävästi tietoa, jotta he ymmärtävät, mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Jos työntekijä on epävarma muutoksesta, hän alkaa lähinnä vastustaa sitä. Kyynisessä vastustuksen tilassa ihminen helposti kieltäytyy ymmärtämästä koko tilannetta ja etsimästä siihen liittyvää tietoa, vaikka tietoa olisikin saatavilla. Tästä suosta on haastava saada muutosprojekti onnistuneesti maaliin.

Muutosprojektin johtaminen on yhteisöllisyyden luomista

Projektipäällikkö johtaa muutosprojektia. Muutosjohtaminen on suurilta osin muutosviestintää. Ihmisille tulee tarjota laadukasta faktatietoa avoimesti ja läpinäkyvästi, jotta he pystyvät muodostamaan muutoksesta oman käsityksensä. Viestintä pitää organisaation kasassa myös muutostilanteessa.

Muutosjohtaminen on suurilta osin muutosviestintää.

Hyviin tuloksiin päästään, kun työntekijät voivat osallistua muutokseen. Suunnittelua kannattaa tehdä erilaisissa työpajoissa yhdessä työntekijöiden kanssa. Jos se ei ole mahdollista, työntekijöiltä voi silti kysyä ideoita ja kommentteja mietittyihin ratkaisuihin. Osallistumisen kautta työntekijät saavat paremman ymmärryksen siitä, mistä muutoksessa on kyse ja millaisia ratkaisuvaihtoehtoja on olemassa.

Työntekijöiden avulla viedään muutosprosessia eteenpäin ja luodaan yhteisöllisyyttä. Kaikenlaisen positiivisen ilmapiirin luominen muutoksen ympärille on kannattavaa tekemistä. Olisiko hyvä idea tilata kaikille työntekijöille uuden ERP-järjestelmän fanipaidat?

Kallein vaihtoehto on tehdä muutosprojekti piilossa työntekijöiltä, jolloin voi käydä niin, että uusi hankittu tietojärjestelmä tai toimintamallin muutos ei ratkaise ollenkaan niitä ongelmia, mitä työntekijä oikeasti kokee työssään. Muutosprojektin hyödyt jäävät lähinnä kosmeettisiksi.

Kokenut projektipäällikkö osaa pitää huolen siitä, että muutosprojektia johdetaan työntekijät ja muut sidosryhmät huomioiden. Projektipäällikön tehtäviin kuuluu ymmärtää, mitä tietoa työntekijöille pitää jakaa, milloin ja millä tavoin. Kun näistä asioista on huolehdittu, muutosprojektin onnistuminen alkaa olla jo lähellä.

Meidän tehtävämme Notkialla on saada projektit onnistuneesti maaliin.

Tykkäsitkö kirjoituksesta? Ehkä sinua kiinnostaa myös nämä tekstit.

Johtaminen on projektipäällikön tärkein ominaisuus 

Projektipäällikkötyön ostaminen palveluna

Johanna Kivimäki

Johanna Kivimäki

myynti ja markkinointi

Blogista poimittua:

Me olemme perheystävällinen työpaikka

Vaikka työpäivä haukkaakin ison osan jokaisesta arkipäivästä, Notkialla saa myös perhe näkyä ja kuulua. Meillä ollaan työroolin lisäksi myös äitiä, isiä, puolisoita ja lapsia.

Tarkastuslista projektipäällikkötyön ostamiseen

Keräsimme sinulle stepit, joiden avulla varmistat, että projektipäällikkötyön ostaminen hoituu nopeasti, ja saat projektisi alkuun lennokkaasti. Parhaimmassa tapauksessa prosessi hoituu uuden toimittajan kanssa jopa viikossa ja tutun toimittajan kanssa jopa muutamassa päivässä.

Projektiviestintä kiinnosti seminaariyleisöä

Notkialaiset seminaarissa: Projektipäivät 2019. Kello soitti jo ennen aamuviittä ja maisema oli tumman harmaa. Lämpötila oli nollan tuntumassa. Lokakuun loppu näytti ihan lokakuun lopulta.

Me ollaan niitä
ammattilaisia.

Meidän Notkia IT

  • Projektipäälliköt
  • Tekniset asiantuntijat
  • Suunnittelu ja konsultointi