Seitsemän keinoa onnistua kireän aikataulun projektissa – Sydänsairaala Nova

Sydänsairaala Nova -hanke oli ensimmäinen projektini Notkialla

Kerron tässä ensimmäisestä projektistani, jonka hoidin notkialaisena. Aloitin Notkia IT:llä tammikuussa 2021, ja heti toisena työpäivänä pääsin käymään tulevan hankkeeni asiakkaalla Sydänsairaalassa. Jossain määrin tiesin jo ennalta, mitä oli tulossa. Olin ottamassa vastaan projektipäällikön tehtävää Sydänsairaalan laajentumiseen liittyvässä Sydänsairaala Nova -hankkeessa. Sydänsairaalalla tapasin heidän avainhenkilönsä, ja sain viimeisimmän tilannekuvan sekä tiedon, että ylihuomenna olisi luvassa vierailu tuleviin Sydänsairaala Novan tiloihin Jyväskylässä.

Tiesin, että asioiden nopea haltuunotto olisi projektin kannalta tärkeää.

Hanke oli siis jo hyvässä vauhdissa, kun minä liityin joukkoon mukaan. Tiesin, että asioiden nopea haltuunotto olisi projektin kannalta tärkeää. Tässä kirjoituksessa pohdin, mitkä syyt johtivat siihen, että projektin lopputulos oli onnistunut. Jos haluat lukea lisää itse hankkeen sisällöstä, käy myös lukemassa tämä Case-kuvaus.

Miten hypätä liikkuvaan junaan?

Taustamateriaali antoi hyvän kokonaiskuvan tilanteesta ja tarjosi vastauksia moniin projektin aikana heränneisiin kysymyksiin.

Eli mikä auttaa ulkoista projektipäällikköä saamaan projekti nopeasti haltuun? Sydänsairaala Nova -hankkeesta tunnistin neljä keskeistä onnistumiseen vaikuttanutta tekijää. Ensinnäkin, sain Sydänsairaalalta valmiiksi kootun kattavan taustamateriaalin Sydänsairaala Nova -hankkeesta: sidosryhmäkartan, yhteystietolistat keskeisten kumppaneiden osalta, listauksen käytössä olevista ja käyttöön tulevista järjestelmistä, tilojen pohjakuvat, kalustolistauksen, kustannuspaikat ja niin edelleen. Taustamateriaali antoi hyvän kokonaiskuvan tilanteesta ja tarjosi vastauksia moniin projektin aikana heränneisiin kysymyksiin.

Toiseksi, Sydänsairaalan avainhenkilöiden tapaaminen kasvotusten korona-ajasta huolimattaa helpotti projektin toteutusta ja oikeiden työtapojen valintaa, kun ihmiset tittelien takaa olivat tuttuja.

Kolmanneksi, heti projektin alussa toteutettu vierailu Sydänsairaala Novaan tarjosi hyvän kuvan tulevasta toimintaympäristöstä ja auttoi hahmottamaan tarpeita IT-infraan liittyen. Vierailun aikana tapasin myös Sydänsairaala Novan keskeiset henkilöt, mikä helpotti etätyöskentelyä Jyväskylän suuntaan projektin aikana.

Projektin tehokkaan etenemisen kannalta ulkoisen projektipäällikön pitää osata esittää oikeat kysymykset, joihin asiakkaan tulee vastata.

Neljänneksi, asiakkaan avainhenkilöillä oli erityisesti projektin alussa, mutta myös myöhemminkin, riittävästi aikaa perehdytyksille ja kysymyksiin vastaamiselle. Ulkoisena projektipäällikkönä on mahdotonta tietää kaikkia talon toimintatapoja, käytäntöjä sekä historiaa, joten asiakkaan avainhenkilöiden tuki projektipäällikölle on keskeistä. Näen, että projektin tehokkaan etenemisen kannalta ulkoisen projektipäällikön pitää osata esittää oikeat kysymykset, joihin asiakkaan tulee vastata.

Pelkkä nopea liikkeellelähtö ei taannut Sydänsairaala Nova -hankkeen onnistumista, sillä hankkeen aikataulu oli erittäin kireä ja siihen vaikuttavia sidosryhmiä useita. Seuraavat seitsemän keinoa edesauttoivat projektin onnistumista kireässä aikataulussa.

Seitsemän keinoa onnistua kireässä aikataulussa

1. Selkiytä tavoitetila

Tavoitetilan selkeys antoi minulle mahdollisuuden tehdä päätöksiä kysymättä jokaisesta asiasta linjaorganisaatiolta. Sydänsairaalan puolelta onnistuttiin muodostamaan minulle hankkeen aluksi selkeä kokonaiskuva, mikä Sydänsairaala Novan osalta on keskeistä ja mikä on hankkeen tavoitetila. Hankkeen aikana pystyin peilaaminen avoimia asioita suhteessa tavoitetilaan, ratkaisemaan niitä sen pohjalta sekä ohjaamaan toimittajien toteutusta oikeaan suuntaan.

2. Pidä yhteyttä toimittajiin

Tiivis yhteydenpito toimittajiin ja sidosryhmiin oli välttämätöntä kireän aikataulun pitämiseksi. Eri toimittajien projektien aikataulut poikkesivat toisistaan, sillä osa tekemisestä tarvittiin valmiiksi toiminnan aloitukseen  mennessä ja osa vasta myöhemmin. Tämän vuoksi yhteydenpitotavat piti ratkaista toimittajakohtaisesti: siinä missä yhden kanssa tarvittiin päivittäinen palaveri tilanteen seurannasta, riitti toisen kanssa kokous muutaman viikon välein. Kaikkia hankkeen projekteja yhdistää kuitenkin se, että niissä oli riippuvuuksia muihin projekteihin – tämän vuoksi uusi informaatio piti saada jaettua välittömästi hankkeen eri osapuolille.

3. Priorisoi

Asioiden priorisointi oli keskeinen hankkeen onnistumisen avain. Priorisointia tarvittiin hankkeen kaikilla tasoilla: kumpi näistä järjestelmistä tarvitaan ensin, mikä tämän toimittajan töistä on kiireisin, keskeytänkö palaverin vastatakseni puhelimeen vai soitanko myöhemmin takaisin, kumpaan sähköpostiin vastaan ensin ja niin edelleen. Priorisointia helpotti huomattavasti se, että hankkeen tavoitetila oli selkeä.

4. Pidä fokus

Sydänsairaala Nova -hankkeen alussa fokus pidettiin henkilöstössä ja HR-järjestelmissä. Koska hankkeen aikana noin 80 työntekijän työnantaja vaihtui, oli tärkeä varmistaa, että työsuhteeseen ja palkanmaksuun liittyvät asiat sujuivat ongelmitta. Tältä pohjalta päädyttiin nostamaan hankkeen työjonon kärkeen HR-järjestelmien ja työajanseurantalaitteiden käyttöön vaadittavien IT-ratkaisujen toteutus. Sydänsairaala Novan henkilöstö pyrittiin ottamaan aktiivisesti mukaan hankkeeseen ja heidän toiveitaan huomioitiin: jos jotakin IT-ratkaisua toivottiin helpottamaan päivittäistä työntekoa, pyrittiin tällainen ratkaisu toimittamaan tai jos valmista ratkaisua ei ollut, pyrittiin sellainen löytämään. Alussa henkilöstöön keskittyminen auttoi myöhemmissä hankkeen vaiheissa: kun esimerkiksi tuotantojärjestelmien kanssa tuli ongelmia eteen, pysyi Sydänsairaala Novan henkilöstö rauhallisena ja odotti luottavaisena ratkaisua, koska he olivat jo tottuneet saamaan ratkaisut arjen ongelmiin. Tämä nähdäkseni vähensi myös henkilöstön muutosvastarintaa uusia järjestelmiä ja toimintatapoja kohtaan.

5. Viesti oikeissa kanavissa

Oikeat viestintäkanavat ovat tärkeässä roolissa projektin onnistumiselle, ja niiden rooli korostui Sydänsairaala Nova -hankkeen kireän aikataulun myötä. Sähköposti toimii kiireettömässä viestinnässä, mutta jos vastaus tarvitaan nopeasti, on puhelin ainoa vaihtoehto etäaikana. Toisaalta jos asia ei näytä etenevän sähköpostitse tai törmätään enemmän keskustelua herättävään kysymykseen, on syytä kutsua pikaisesti palaveri kokoon ja ratkaista asia, kun kaikki ovat saman virtuaalisen pöydän ääressä keskustelemassa siitä. Nova-hankkeessa vastauksia tarvittiin useimmiten heti ja tästä syystä tarvittavia asiantuntijoita piti yrittää tavoittaa kaikin keinoin. Hankkeen aikana käytin eri viestikanavia eri henkilöiden kanssa, sillä yhden tavoittaa parhaiten puhelimitse, toisen sähköpostilla ja kolmannen jollakin pikaviestisovelluksella (Telegram, Teams, Whatsapp jne.).

6. Tiedosta haasteet

Sisäinen realismi aikataulun kireydestä Sydänsairaalalla auttoi hanketta onnistumaan. Kun aikataulun kireys ja mahdollinen venyminen tunnistettiin ajoissa ja niistä voitiin keskustella avoimesti, pystyttiin luomaan tarvittavat varasuunnitelmat ja varautumaan ennakkoon mahdollisiin muutoksiin. Samaan aikaan toimittajien suuntaan pidettiin kiinni tiukasta aikataulusta ja luotiin painetta siinä pysymiseen. Näin kyettiin varmistamaan, että toimittajat tekivät oman osuutensa mahdollisimman nopeasti, mutta mahdollisen viivästyksen sattuessa muutoksiin oli jo varauduttu ja väliaikainen ratkaisu oli odottamassa.

7. Älä optimoi väärissä kohdissa

 Kustannusten hyväksyminen mahdollisti Sydänsairaala Nova -hankkeen onnistumisen kireässä aikataulussa. Kaikki tuntevat varmaankin projektinhallinnan kolmion, jonka kärkinä ovat projektin kustannukset, aikataulu ja laajuus. Sydänsairaala Nova -hankkeen osalta kaksi näistä oli kiinnitetty hyvissä ajoin: Sydänsairaala Novan toiminta oli päätetty aloittaa 1.2. ja tietty minimitaso IT-ratkaisuille toiminnan alkaessa oli olemassa. Näin ollen ainoaksi joustavaksi kulmaksi kolmiossa jäivät kustannukset. Hankkeessa ei lähdetty minimoimaan jokaista euroa vaan hyväksyttiin sellaiset kustannukset, jotka veivät hanketta kohti ennalta määritettyä tavoitetilaa tai helpottivat olennaisesti työntekijöiden arkea Sydänsairaala Novassa.

Projekti onnistuu yhteistyössä asiakasorganisaation kanssa

Yhteenvetona Sydänsairaala Nova -hankkeen pohjalta totean, että kireässä aikataulussa toteutettavalla ulkoisen projektipäällikön johtamalla hankkeella on edellytykset onnistua, kunhan tietyt reunaehdot toteutuvat. Ulkoinen projektipäällikkö ei ratkaise kaikkea, vaan asiakasorganisaation avainhenkilöiltä vaaditaan myös aikaa hankkeelle. Hankkeen tavoitetila pitää olla selvillä ja yksittäisiä päätöksiä pitää kyetä peilaamaan siihen. Kireässä aikataulussa toimittaessa ei voida lähteä minimoimaan kaikkia kustannuksia vaan tarkoituksenmukaiset kustannukset on syytä hyväksyä.

Blogitekstin on kirjoittanut Notkian projektipäällikkö Juuso Koivula-Miina. Lue Juusosta lisää täältä ja ota yhteyttä, jos haluat vaihtaa ajatuksia projektinhallinnasta!