Kolme syytä, miksi projektiviestintä onnistui

Kun iso projekti tuli päätökseen, kysyin projektipäälliköltä, millaista palautetta hän oli projektistaan saanut.  

Keräämme usein palautetta kaikilta projektin osapuolilta, ja niin oli toimittu nytkin. Yhteenvetona kuulin, että annettu palaute oli hyvää. Projektipäällikkö kertoi saaneensa erityistä kiitosta onnistuneesta projektiviestinnästä. 

Tässä kohtaa höristin korviani. Mitä ihmettä! Yleensä, jos jotain halutaan moittia, niin viestintä on helppo kohde. Aina löytyy joku, joka ei ole koskaan kuullutkaan projektista. Mieleeni palaa myös Osmo A. Wiion hieman pessimistinen viestinnän ensimmäinen laki, missä hän toteaa viestinnän onnistuvan vain sattumalta. 

Aina löytyy joku, joka ei ole koskaan kuullutkaan projektista.

Mistä syistä projektiviestintä sitten onnistui? Oliko onnistuminen sattumaa vai oliko projektissa toimittu jotenkin erityisellä tavalla? Halusin ymmärtää projektin onnistumista paremmin ja kyselin palautteista lisää. Tässä kolme syytä, jotka nousivat palautteissa esille.

1. Projekti oli esillä useissa eri viestintäkanavissa

Projekti oli kriittinen koko yrityksen toiminnalle, ja oli ensiarvoisen tärkeää, että kaikki olivat tietoisia projektista ja sen aikatauluista. Tämä oli yksi viestinnän tärkeä tavoite. 

Viestintää tehtiin kaikissa yrityksen viestintäkanavissa, joista henkilöstö oli tottunut etsimään tietoa. Intrassa oli projektille oma sivu, jota päivitettiin aktiivisesti. Sähköposteilla jaettiin tietoa avainkontakteille, jotka jakoivat tietoa eteenpäin organisaatiossa.

Viestintää tuettiin graafisilla esitteillä, joihin oli koottu projektin tärkeitä päivämääriä ja tapahtumia. Esitteitä jaettiin kahvihuoneisiin, hisseihin, sihteereille sekä muille yhdyshenkilöille. Sen lisäksi aina ehtiessään projektipäällikkö varmisti keskustelemalla, onko viestit tavoittaneet oikeat henkilöt. 

Projekti sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät olivat huolellisesti tunnistettu, ja heille tehtävä viestintä oli myös tarkasti suunniteltua ja aikataulutettua.

2. Tietoa jaettiin oikea-aikaisesti

Tiedottamisen määrä ei ole ainoa keino onnistua viestinnässä, vaan viestinnän oikea-aikaisuus on myös oleellista. Yksi henkilöstöstä kiteyttikin, että informaatiota sai hyvin, riittävän ajoissa ja ymmärrettävässä muodossa.

Informaatiota sai todella hyvin, riittävän ajoissa ja ymmärrettävässä muodossa. Kiitos siitä.

Kaiken kaikkiaan projektin vaikutuspiirissä oli lähes 10 000 henkilöä. Projektissa tehtiin kriittistä käyttöönottoa, ja ongelma palvelussa olisi saattanut aiheuttaa yrityksen toiminnalle vakavaa häiriötä. Oikea-aikainen eli tässä tapauksessa ajoissa tehty tiedotus antoi henkilöstölle ja sidosryhmille riittävästi aikaa varautua projektin aiheuttamiin toimenpiteisiin ja käyttökatkoksiin.

3. Viesti oli ymmärrettävässä muodossa

Yrityksen työntekijöistä valitut yhdyshenkilöt osallistuivat projektiviestintään. Heidän toimestaan projektista kerrottiin esimerkiksi eri yksiköiden infotilaisuuksissa. Näin varmistettiin, että projektin vaikutukset kerrottiin henkilöstölle mahdollisimman tuttuja sanoja käyttäen, heidän omalla kielellään ilman ylimääräistä IT-jargonia. Teimme tietojärjestelmäprojektia organisaatiolle, jonka liiketoiminta ja ydinosaaminen ei ollut IT-järjestelmissä.

Projektin infotilaisuuksia järjestettiin sekä fyysisenä tilaisuutena että virtuaalisena verkkotapahtumana, jotta jokaisella olisi mahdollisuus osallistua. Infotilaisuudessa oli mahdollista myös esittää kysymyksiä epäselvistä asioista. Eräs työntekijä totesikin, että ei varmasti jäänyt viestinnästä ja tiedottamisesta kiinni, jos jollain oli palvelun käyttöönotossa ongelmia.

Ei varmasti jäänyt viestinnästä ja tiedottamisesta kiinni, jos jollain oli palvelun käyttöönotossa ongelmia.

IT-projektipäällikkö voi huomaamattaan puhua kieltä, mitä muiden on hankala ymmärtää. Sen vuoksi esimerkiksi sähköpostien kanssa tässä projektissa toimittiin niin, että massaviestien ymmärrettävyys testattiin koelukijoilla. Saadun palautteen perusteella viestejä muokattiin  helppolukuisemmaksi ja ymmärrettävämmäksi. Eli jos et ole varma viestistäsi, se kannattaa testata!

Mikä oli lopputulos?

Projekti onnistui saavuttamaan sille asetetut tavoitteet, ja projektiviestinnän merkitys onnistumisessa oli erittäin iso. Hyvällä projektiviestinnällä saatiin aikaan se, ettei projekti juurikaan häirinnyt yrityksen työntekijöitä, vaikka projektissa otettiin käyttöön palvelua, mikä vaikutti jokaisen työtehtävään.

Viestinnän avulla henkilöstö pystyi ennalta varautumaan palvelun käyttöönoton toimenpiteisiin ja huolehtimaan etukäteen tarvittavista asioista ilman arkityötä vaikeuttavia ongelmia. Oliko tämä nyt sitten sattumaa vai taitoa, joka tapauksessa se oli hienoa työtä projektipäälliköltä!

Tykkäsitkö kirjoituksesta? Jos haluat lisää luettavaa, kurkkaa myös näitä tekstejä:

Käyttöönottoprojektiin tarvitaan muutosjohtamisen osaamista

Projektipäällikkötyön ostaminen palveluna

IT-projektinhallintapalveluistamme voit lukea lisää täältä.