Etsitkö projektipäällikköksi substanssiosaajaa vai johtajaa?

Organisaatioiden toiminta on projektikeskeistä, ja kehitystä tehdään erilaisten projektien sarjoissa. Meidänkin johdettavaksi tulevat projektit voivat sisällöltään olla käytännössä mitä tahansa.

Kerromme tekevämme IT-projekteja, mutta todellisuudessa IT voi olla projektissa pelkkä sivujuonne, ja pääasiallinen projektin tekemisen kohde onkin esimerkiksi toimintatapojen muuttaminen.

Koska projektisisällöt ovat niin erilaisia, asiakkaiden asettamat osaamisvaatimukset projektipäällikölle vaihtelevat paljon. Välillä projektipäälliköltä toivotaan vuosien kokemusta määrätyltä toimialalta, toisinaan vaaditaan hyvin spesifiä prosessi- tai sovellusosaamista. Osa puolestaan peräänkuuluuttaa projektinhallinnan sertifikaatteja. Oletko sinä miettinyt, millainen osaaminen on projektipäällikölle tärkeää?

Projektin koko ja resurssit vaikuttavat osaamisvaatimuksiin

Yksi osaamisvaatimuksiin vaikuttava asia on projektin koko. Jos tehdään pientä projektia vähäisillä resursseilla, silloin projektipäällikön pitää usein olla myös substanssiosaaja. Projektissa ei todennäköisesti ole ketään, kuka voisi auttaa teknisissä tai toiminnallisissa kysymyksissä. Projektipäällikön pitää sujuvasti johtaa tekemistä ja osallistua kädet savessa tekemiseen.

Mitä vaativampiin projektikokonaisuuksiin siirrytään, sitä vähemmän projektipäällikölle kaivataan jonkin tietyn yksittäisen asian syvää asiantuntijaosaamista.

Isommissa projekteissa tilanne muuttuu. Mitä vaativampiin projektikokonaisuuksiin siirrytään, sitä vähemmän projektipäällikölle kaivataan jonkin tietyn yksittäisen asian syvää asiantuntijaosaamista. Sen sijaan enemmän he tarvitsevat yleistä johtamisosaamista ja liiketoiminnallista, vuorovaikutuksellista ja käsitteellistä osaamista. Näistä osaamisista ammattiprojektipäällikön ja projektinhallintaa palveluna ostavan henkilön kannattaa olla kiinnostunut.

Projektiin tarvitaan johtamisosaamista

Riippumatta siitä, onko projekti iso tai pieni, projektipäällikön tärkein osaaminen liittyy johtamiseen. Hänen pitää pystyä ymmärtämään organisaation tavoitteet ja miten ne liittyvät projektin tavoitteisiin. Sitä haastavampaa tämä on, mitä hajautuneempi organisaatio on kyseessä.

Tilanne monimutkaistuu edelleen, jos projektiin liittyy useita toimittajia. Projektipäällikön tulee hahmottaa organisaation lisäksi koko toimintaympäristö, jotta hän pystyy johtamaan projektia. Hänen pitää osata motivoida projektijäseniä ja erilaisia sidosryhmiä kulkemaan samaan suuntaan projektin tavoitteiden mukaisesti. Tämä vaatii vahvaa johtamisosaamista.

Ulkoisen projektipäällikön roolissa vaatimus johtamisosaamiselle korostuu. Tällöin projektipäälliköllä ei ole esimiestyyppistä asemaa eri toimijoita kohtaan eikä asioita voi vain vaatia esimiehen auktoriteetilla tapahtuvaksi. Keinot asioiden edistämiseen ja ongelmien ratkontaa täytyy osata löytää toisin.

Muutosjohtamisesta kirjoitimme myös täällä.

Ymmärrys liiketoiminnasta auttaa johtamaan

Projektipäälliköllä pitää olla liiketoimintaosaamista. Tällä tarkoitetaan sitä, että projektipäällikkö ymmärtää ja osaa kysyä oikeat kysymykset liittyen yrityksen strategiaan ja liiketoimintaan. Jokaisen projektin taustalla on liiketoiminnallinen syy, eikä niitä tehdä huvin vuoksi. Projektipäällikkö osaa kaivaa tiedon, miksi projektia tehdään ja johtaa projektia sen mukaisesti.

Liiketoimintaosaaminen tarkoittaa myös sitä, että projektipäällikkö ymmärtää projektin erilaiset liiketoiminnalliset vaikutukset, osaa tunnistaa ja minimoida riskit sekä hallita projektin budjettia.

Johtaminen on viestintää

Projektinhallinta helpottuu, jos projektipäällikkö osaa ilmaista itseään ymmärrettävästi sekä suullisesti että kirjallisesti. Jos osaa viestiä, pystyy ohjaamaan ihmisiä.

Jos osaa viestiä, pystyy ohjaamaan ihmisiä.

Kirjallinen ja sanallinen ilmaisu sekä kuunteleminen ovat vuorovaikutusta. Kun projektipäällikkö saa tietoa, hänen täytyy ymmärtää, mitä tehdä tiedolle. Mitä viestiä eteenpäin ja miten?

Kun projektijäsenet tietävät, mitä tehdä ja miksi, silloin he toimivat projektin tavoitteen mukaisesti. Projektin omistajan, toimittajien ja muiden sidosryhmien kanssa pitää pystyä myös neuvottelemaan.

Projektiviestinnästä kirjoitimme myös täällä.

Käsitteellinen osaaminen auttaa soveltamaan tietoa

Käsitteellisellä osaamisella tarkoitetaan tietoa tärkeistä teorioista, standardeista ja malleista, mitä kokenut projektipäällikkö osaa tarvittaessa soveltaa käytäntöön. Hän pystyy käsittämään abstrakteja asioita ja näkemään tilanteen laajemmin kuin yhden projektin näkökulmasta.

Esimerkiksi hänen pitää pystyä hahmottamaan, millaista projektimallia kannattaisi kussakin yhteydessä soveltaa. Tällaista osaamista kertyy kokemuksen kautta sekä lukemalla kirjoja, osallistumalla koulutuksiin ja suorittamalla sertifikaatteja.

Projektinhallinnan koulutuksista kirjoitimme täällä. 

Onko yksittäisen järjestelmän osaaminen tärkeää?

Usein se ei ole. Tyypillinen virhe projektipäällikön osaamisia määriteltäessä on keskittyä järjestelmien teknisiin ominaisuuksiin ja toiminnallisuuksiin. Kokenut projektipäällikkö selvittää ja omaksuu nämä tiedot tarvittaessa.

Tyypillinen virhe projektipäällikön osaamisia määriteltäessä on keskittyä järjestelmien teknisiin ominaisuuksiin ja toiminnallisuuksiin.

Toki on tilanteita, joissa projektipäälliköllä tulee olla vahvaa teknistä osaamista määrätyltä osa-alueelta. Silloin kannattaa etsiä tehtävään tekninen projektipäällikkö tai projektipäällikön avuksi tekninen asiantuntija.

Kysymyksiä resursoinnin tueksi

Kun resursoit projektikokonaisuutta, mieti esimerkiksi seuraavia asioita:

> Minkä kokoinen projekti on?

> Millaista osaamista voidaan kiinnittää projektitiimiin?

> Mitkä tehtävät jäävät projektipäällikölle?

> Millainen toimintaympäristö projektilla on? Hajautettu organisaatio? Monitoimittajaympäristö?

> Millaisia haasteita tunnistat projektille jo nyt? Aikataulu on kriittinen?

> Onko teillä valmis projektimalli, miten toimitaan?

Varmista myös, että valittavan projektipäällikön CV:ssä on riittävästi kokemusta projektipäällikön tehtävistä erilaisissa projekteissa ja mieluiten eri toimialoilla. Silloin hänelle on kertynyt työkalupakkiin monenlaista osaamista, mistä on apua sinunkin projektissasi.

Mietitkö, onko ulkoisesta projektipäälliköstä hyötyä, tutustu ostamisen hyödyistä kertovaan blogitekstiin  tai tutustu it-projektinhallintapalveluihimme.

Voit myös ladata ilmaisen oppaan projektipäällikkötyön ostamisen hyödyistä täältä.