Toimitusjohtajan ja projektipäällikön työt saa tasapainoon priorisoimalla

Vauhdikkaasti alkuun

”Maanantaina lähdetään sitten Jyväskylässä käymään.”

Näistä työhaastattelussa lausutuista sanoista alkoi energisen Tiina Rätön ura Notkialla. Työhaastattelu oli joulun välipäivinä, ja hommat käynnistyivät rivakasti heti vuoden 2016 alusta. Ensin työt olivat Fimlabin tietojärjestelmäprojektien parissa, mutta vastuut laajenivat nopeasti myös Notkian toimitusjohtajan hommiin.

– Taisi käydä ne perinteiset. Kesää kohden mentäessä aloin kysellä hankalia kysymyksiä esimerkiksi Notkian myyntiin ja markkinointiin liittyen. Ilmeisesti kysymykseni olivat hyviä, koska niiden myötä minulle ehdotettiin Notkian toimarin hommaan tarttumista, eli sain itse alkaa etsiä vastauksia kysymyksiini, Tiina nauraa.

Notkian tiimin koko oli silloin alle kymmenen henkeä ja hallinnolliset työt veivät aikaa noin päivän viikosta. Nykyisin aikaa kuluu toimarin tehtäviin jonkin verran enemmän, mutta edelleen Tiina tekee rinnakkain sekä projektipäällikön että toimitusjohtajan tehtäviä.

– Siinä on se hyöty, että minulla säilyy tatsi siihen, mitä projektityön tekeminen on. Sitähän pääosa meidän työntekijöistämme tekee. Lisäksi minulle kertyy ymmärrystä sote-toimialasta, joka työllistää meitä tällä hetkellä eniten.

Projekteilla helpotetaan laboratorion työarkea

Tiinan Fimlabilla johtamat projektit liittyvät yleensä kliinisen laboratorion toiminnanohjausjärjestelmiin sekä niiden taustalla oleviin infraratkaisuihin. Erityisesti mikrobiologian järjestelmät sekä verikeskus ovat tulleet tutuksi.

Järjestelmiä uusitaan ja päivitetään, jotta esimerkiksi uudet laiteliitännät tai toimintojen automatisointi tulevat mahdollisiksi. Yleensä projektin päätavoitteena on helpottaa ja nopeuttaa laboratoriossa tapahtuvaa työskentelyä.

– Projektin myötä yleensä poistuu jokin manuaalinen työtehtävä kuten tiedon syöttäminen järjestelmiin käsin. Lisäksi tiedot saadaan liikkumaan tehokkaammin eri järjestelmien välillä tai vaikkapa labratulokset siirrettyä analysaattorilaitteilta lääkäreille ilman ihmisen väliin tuloa. Viimeisin valmistunut projekti paransi laboratoriotietojen arkistoitumista valtakunnalliseen Potilastiedon arkistoon.

Tasapaino löytyy priorisoinnista ja järjestelmällisyydestä

Kahden hektisen työroolin ylläpitäminen tarkoittaa sitä, että työpöydällä on koko ajan monenlaista kehitysasiaa edistettävänä juoksevien hommien lisäksi. Tiinalla on muutamia niksejä, joilla hän pitää työtehtäviään tasapainossa.

– Ensinnäkin pitää osata priorisoida ja pystyä sanomaan ”ei” tarvittaessa. Se koskee niin asiakastyötä kuin oman yrityksen tehtäviä. Hommia on paljon, ja priorisoimalla ne pysyvät hallinnassa.

– Tykkään myös periaatteena siitä ajatuksesta, että joka päivä tehdään jotain, joka vie yritystä eteenpäin. Yritän päivittäin löytää edes jonkun hetken toiminnan kehittämiseen.

Järjestelmällisyys auttaa tehtävien perässä pysymisessä. Tiina kertoo olevansa sähköpostien kanssa hyvinkin pedantti. Se tarkoittaa, ettei inboksista juuri koskaan löydy lukemattomia viestejä.

– Siellä on vain ne viestit, jotka aidosti vaativat toimenpiteitä muutaman päivän sisään. Muut sähköpostit ovat omissa kansioissaan tai tehtävinä Trello-tauluilla. Minä suosin sellaisia yksinkertaisia projektityökaluja tehtävien hallinnassa.

Elämästä pitää nauttia

Tasapaino työn ja vapaa-ajan välillä löytyy myös priorisoinnin avulla. Kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin kannattajana Tiina toteaa, ettei työ voi hallita koko elämää, vaan sen pitää olla sopivassa suhteessa kaikkeen muuhun. Mitään elämän osa-aluetta ei pidä tehdä liikaa.

– Ulkoilu, liikkuminen luonnossa, ratsastus, matkailu, perhe – kaikille pitää löytyä aikaa työn ulkopuolelta riittävästi. Olen hyvä karsimaan niitä asioita elämästäni, joista en nauti. Esimerkiksi siivouksen ulkoistan mielelläni, jotta vapaa-aikaa jää enemmän niihin asioihin, joista pidän. Enkä suostuisi istumaan joka ilta koneella, kun lapset ovat menneet nukkumaan. Ihmisellä pitää olla sopivasti kaikkea. Perhe, vapaa-aika, työ, liikunta ja lepo pitää olla balanssissa. Elämästä pitää nauttia!

Tiinasta voit lukea lisää täältä ja hänen ajatuksiaan projektinjohtamisestä löytyy esimerkiksi täältä.

Oletko etsimässä apua projektiisi? Ota yhteyttä, niin löydämme oikean asiantuntijan sinulle.