Projektipalautteen merkitys: Miksi projektipäällikkö ja tiimi tarvitsevat palautetta? 

Projektipalautteella on merkittävä rooli projektipäällikölle motivaation, oman ammatillisen kasvun ja projektihallinnan työkalujen kehittämisen näkökulmista. Palaute auttaa projektipäällikköä ymmärtämään, miten hyvin hän on suoriutunut työstään ja löytämään painopisteet, joissa hän voi itse kehittyä. Lisäksi hän voi pohtia, ovatko käytetyt projektinhallinnan menetelmät olleet tähän projektiin sopivia.

Projektipalautekyselyt, joissa projektin avainhenkilöt pääsevät kertomaan, miten projekti sujui heidän näkökulmastaan ja miten projektipäällikkö suoriutui tehtävästään, tehdään tavallisesti projektin päätyttyä. Pitkäkestoisissa projekteissa systemaattisia palautekyselyjä olisi lisäksi syytä tehdä muutaman kerran projektin eri vaiheissa ja tämän lisäksi tulisi varata lyhyitä hetkiä myös epävirallisemman palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen.

Jatkuva palaute mahdollistaa sen, että kehittymistä tapahtuu jo projektin edetessä ja mahdolliset ongelmatkin päästään korjaamaan jo heti alussa. On kurjaa ymmärtää vasta projektin päätyttyä, että jotain olisi kannattanut tehdä jo alusta asti toisella tapaa.

Positiivista ja rakentavaa – molempia tarvitaan

Kukapa meistä ei haluaisi positiivista palautetta?! Positiivinen palaute vahvistaa aina saajansa itsetuntoa, antaa lisäenergiaa sekä vahvistusta ja uskoa ammattitaitoonsa.

Hyvä projektipalaute sisältää kuitenkin myös rakentavaa palautetta. On tärkeää antaa palautetta rakentavalla ja positiivisella tavalla, jotta projektipäällikön ammatillinen kehittyminen ja projektityökalujen kehittämisen motivaatio eivät kärsi – rakentavan palautteen tarkoitus ei ole lannistaa.

Projektipäällikön saadessa rakentavaa palautetta, hänen tulee pureutua palautteen taustoihin ja syihin. Tämä mahdollistaa systemaattisen tavan toimintamallien parantamiseen sekä uusien lähestymistapojen arvioimiseen ja kehittämiseen. Rakentava palaute auttaa häntä kehittymään ja etenemään urallaan. Palautteen avulla projektipäällikkö ymmärtää syvällisemmin, millaisia odotuksia häneen kohdistuu ja millaisia kehitystavoitteita hänen on tarpeen asettaa itselleen.

Palautteen saannin merkitys

Istuimme alas pohtimaan palautteen antamisen ja saamisen merkitystä yhdessä Notkia IT:n vanhempien projektipäälliköiden Kirsi Eskolan ja Jyrki Mäntysen kanssa.

”Palaute projektitiimissä on elintärkeää. Mikäli palautetta ei saa, projektitiimin jäsenet ja projektipäällikkö ajattelevat, että kaikki onkin sujunut hyvin, vaikkei asia välttämättä ole näin.”

Palautteen antamista käytetään liian vähän työkaluna kehittämiseen ja kehittymiseen. Palaute lisää saajansa työn imua, energisoi ja antaa myös herätteen yksilön kehittymiselle – yksilö havaitsee ja tunnistaa oman ammattitaidon kehittymiskohteet ja mihin asioihin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Jos palautetta ei saa tai se on puutteellista, jotain jää puuttumaan.

”Pääosin jokainen meistä haluaa tehdä työnsä mahdollisimman hyvin eikä lähtökohtaisesti halua epäonnistua – kun saa palautetta onnistumisista, generoi se lisää positiivista kierrettä ja vahvistaa uskoa omaan osaamiseen. Jos palautetta ei saa, tämä asettaa projektipäällikön tai muut projektitiimin jäsenet tyhjiöön”, toteavat Jyrki ja Kirsi.

Projekti on kertaluonteinen ja usein myös ainutkertainen ja palaute tuo työkaluja toiminnan kehittämiseen myös laajemmin sekä tilaajan että toimittajan puolella.

Notkialla kerätään palautetta systemaattisesti

Notkian toimari Tiina kertoo, että Notkialla on aiemmin koettu pienenä haasteena riittävän palautteen saaminen projektipäälliköiden työstä. Tämä johtuu mm. siitä, että osa toimeksiannoista on ketjutettu siten, että projekti tehdäänkin ns. ”asiakkaan asiakkaalle”, joihin asti virallisten palautekyselyiden tekeminen ei aina sopimusteknisistä syistä onnistu. Lisäksi kiireiset projektien omistajat ja projektitiimiläiset eivät välttämättä ehdi vastaamaan kirjallisiin palautepyyntöihin, niin ilahduttavaa kuin niitä olisikin täällä meillä lueskella.

Tiina jatkaa: ”Olemme Notkialla kuitenkin ymmärtäneet palautteen saannin merkityksen ja tälläkin hetkellä kokoamme palautetta systemaattisesti – sekä suullisesti asiakkaiden kanssa keskustelemalla että sähköisiä lomakkeita hyödyntämällä. Iloksemme projektipäällikkömme ovat saaneet positiivisen palautteen lisäksi myös konkreettisia parannusehdotuksia, liittyen esimerkiksi projektipalaverien agendan selkeyttämiseen tai vaikkapa toiveen tutustua paremmin kaikkiin projektin sidosryhmiin. Palautteiden myötä olemme kehittyneet entistä paremmiksi projektipäälliköiksi ja voimme viedä oppeja mukanamme seuraaviin toimeksiantoihin.”

Kiinnostuitko projarin hommista Notkialla? Ota yhteyttä esimerkiksi  Tiinaan  ja buukataan tutustumispalaveri kalenteriin. Voit myös jättää  avoimen työhakemuksen, sitäkin kautta yhteys kyllä syntyy.  

Lisää luettavaa: Notkialla kannustetaan sertifioitumaan projektipäälliköksi