Projektipäällikön päiväkirja: Tasapainoilua Teams-palavereiden pyörteissä

Tervetuloa kurkistamaan projektipäällikön hektiseen arkeen! Projektipäällikön työpäivät alkavat useimmiten kalenterivarausten tarkistamisella sekä sähköpostin ja Teamsiin tulleiden viestien läpikäymisellä. Tämän jälkeen projektipäällikkö on valmiina päivän tehtäviin. Mielessä kannattaa pitää, että päivän suunnitelmat saattavat muuttua nopeastikin, mikäli jotain yllättävää ilmenee.

Projektipäällikön työpäivään sisältyy, projektin johtamisen sekä itsenäisen suunnittelu-, valmistelu- ja raportointityön lisäksi, lukuisia erityyppisiä palavereja. Päivät ovat kiireisiä ja useita tehtäviä voi olla hoidettavana samanaikaisesti, joten tehtävien priorisointi ja ajanhallinta ovat erittäin tärkeitä.

Projektin palavereihin kuuluvat mm. säännölliset tilanne-, ohjaus-, projekti- ja työryhmien palaverit. Palaverit pidetään nykyään pääsääntöisesti Teamsilla ja projektipäällikkö toimii niissä usein puheenjohtajana ja sihteerinä. Palavereissa käydään läpi projektin tehtävien valmistumista suhteessa aikatauluun ja tarkennetaan suunnitelmia projektin tulevista tehtävistä. Projektin riskit ja niihin varautuminen ovat myös keskeisessä osassa. Päivästä tulee tiivis ja vaativa, kun parhaimmillaan vai pitäisikö sanoa pahimmillaan, päivän aikana saattaa olla 12–14 Teams-palaveria ja on sukkuloitava joustavasti niiden välillä.

Tapaa kasvokkain edes silloin tällöin

Nykypäivänä live-palaverit ovat melko harvinaisia, mutta mikäli niitä on, tuovat ne päivään erityistä sisältöä ja ovat odotettuja. Kasvokkain vuorovaikutus ja tutustuminen auttavat mm. ryhmäytymistä projektin alkuvaiheessa ja asioita on jatkossa helpompi hoitaa tutun henkilön kanssa. Työpäivien piristykseksi kannattaa sopia silloin tällöin lounastapaaminen ja samalla myös verkostoitua uusien ihmisten kanssa.

Projektitiimin johtaminen ja motivointi voi olla haastavaa etenkin, kun työskennellään etäyhteyksien välityksellä. Projektipäällikön tulee muistaa tiimin kannustaminen, tuen ja luottamuksen tarjoaminen sekä yhteistyön ja avoimuuden edistäminen.

Keskeinen osa projektipäällikön työpäivää on vuorovaikutus monien eri sidosryhmien kanssa, joten projektipäällikön vahvat viestintätaidot ovat tärkeitä. Viestintätaidot sisältävät kyvyn selittää ja kuvata monimutkaisia asioita selkeästi ja ymmärrettävästi, erinomaiset kuuntelemistaidot ja kyvyn neuvotella erilaisten ihmisten kanssa. Ei kiireelliset asiat voi hoitaa sähköpostilla, mutta kiireelliset asiat kannattaa hoitaa puhelimitse tai sopia pikapalaveri.

Yllättävät haasteet ovat osa projektityöskentelyä

Päivän aikana voi tulla tieto odottamattomasta esteestä tai teknisestä ongelmasta, joka vaatii nopeaa reagointia, jotta projektin aikataulu voidaan pitää. Tällaiset tilanteet saattavat sekoittaa koko päivän aikataulun. Tilanteen selvittäminen vaatii nopeutta, priorisointia ja joustavuutta. Erityisen haastavaa on, jos joku tiimin jäsenistä sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa odottamatta. Silloin on löydettävä nopeasti korvaava resurssi tai projektipäällikkö joutuu pian tarttumaan itse tehtäviin. Tämä vaatii projektipäälliköltä luovuutta ja kykyä sopeutua nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

Käyttöönoton lähestyessä ja käyttöönoton jälkeen työpäivien hektisyys kasvaa ja työpäivät helposti pitenevät, mutta hyvällä valmistautumisella, projektin dokumentoinnilla, huolellisella testauksella ja viestinnällä käyttöönottohetkeen liittyvien tehtävien kasaantumista voidaan ennakoida.

Se, että päivät ovat usein kiireisiä ja ennalta-arvaamattomia, tekee projektipäällikön työstä mielenkiintoista ja haastavaa. Palkitsevaa on, kun onnistuu yhdessä projektitiimin kanssa ratkaisemaan ongelman ja saamaan projektin taas raiteilleen tai se kun käyttöönotto sujuu hallitusti.

Jatkuva kehittyminen ja oppiminen on tärkeää projektipäällikön työssä

Projektipäällikön tulee aktiivisesti kehittää taitojaan ja oppia uusia asioita esimerkiksi osallistumalla koulutuksiin tai verkostoitumalla muiden alan ammattilaisten kanssa. Monesti projektin aikana on haasteellista osallistua koko päivän pituisiin koulutuksiin, mutta ajankohtaisista aiheista on tarjolla myös maksuttomia 1–2 tunnin webinaareja, joihin osallistuminen on helpommin järjestettävissä ja ne ovat usein katsottavissa jälkikäteen tallenteina.

Projektipäällikön työ voi olla hyvin stressaavaa etenkin, mikäli työpäivät venyvät pitkiksi ja yllättäviä haasteita ilmenee. Tämän vuoksi projektipäällikön on tärkeää pitää huolta omasta hyvinvoinnistaan ja hallita stressiä. Työpäivän aikana kannattaa muistaa pitää lyhyitä taukoja ja huolehtia, että ehtii töiden jälkeen ulkoilla ja harrastaa liikuntaa.

Nyt kun olemme tutustuneet projektipäällikön monipuoliseen ja haastavaan, mutta samalla palkitsevaan rooliin haluan jakaa kanssanne muutaman vinkin, jotka voivat auttaa teitä menestymään projektin johtamisessa:

– Luokaa selkeät tavoitteet ja aikataulut, jotka kaikki projektitiimin ja sidosryhmien edustajat tietävät.

– Viestikää avoimesti ja jatkuvasti, jotta mahdolliset ongelmat voidaan tunnistaa ja ratkaista nopeasti.

– Varatkaa aikaa päivittäiseen priorisointiin ja suunnitteluun, jotta voitte reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

– Pitäkää riskienhallintasuunnitelma ajan tasalla.

Ja lopuksi projektipäällikön tulee olla aina valmiina tarttumaan uusiin päiviin ja kohtaamaan ne avoimin mielin!

Lue lisää projektityöskentelystä näistä teksteistä:

Ulkoiset projektipäälliköt: Myytit ja Totuudet

Lataa ilmainen opas: Kahdeksan vinkkiä monitoimittajaprojektien johtamiseen

Ison ja pienen projektin erot projektipäällikön näkökulmasta