Projektipäällikön erilaiset roolit – työskenteletkö tilaajalla vai toimittajalla?

Mitä eroa on projektipäällikön roolissa ja tehtävissä toimittajan ja tilaajan puolella pöytää?

Olen toiminut projektipäällikkönä sote-ICT-järjestelmien parissa niin toimittajan kuin tilaajan puolella pöytää. Toimittajalla työskennellessäni olen ollut yrityksen oma työntekijä ja tilaajan projektipäällikkönä olen puolestaan ollut ulkoisena ostettuna projektipäällikkönä.

Tässä blogissa pohdin eroja projektipäällikön roolissa ja tehtävissä toimittaessa toimittajan tai tilaajan projektipäällikkönä toimitukseen tähtäävässä IT-projektissa. Toimittajalla tarkoitan projektin tuotoksen toteuttamisesta pääasiallisesti vastaavaa osapuolta ja tilaajalla projektin tuotoksesta maksavaa ja myöhemmin arvoa saavaa osapuolta.

Aluksi huomautan, että projektipäällikön roolissa ja tehtävissä on paljon yhteistä riippumatta siitä, kummalla puolella pöytää istuu. Projektipäällikön tulee varmistaa, että projekti saavuttaa sille asetetut tavoitteet annetussa aikaikkunassa, sovitussa budjetissa ja asetetut laatukriteerit huomioiden.

Mikä näiden eri osa-alueiden painotus projektipäällikön työssä on, riippuu paljon tehtävästä projektista, mutta myös siitä, edustaako projektipäällikkö toimittajaa vai tilaajaa. Seuraavaksi tarkastelen toimittaja- ja tilaajanäkökulmaa erikseen ja nostan kummastakin esiin keskeisimpiä tehtäviä oman kokemukseni pohjalta.

Toimittajan projektipäällikölle keskeistä on projektin tehtävien vaiheistus

Tyypillisesti toimittajan projektipäällikön ensimmäinen keskeinen tehtävä on toimitettavan projektikokonaisuuden pilkkominen osiin yhdessä muiden toimittajaorganisaation asiantuntijoiden kanssa sekä tunnistettujen tehtävien vaiheistus. Työn ositusrakenteen ja vaiheistuksen pohjalta toimittajan organisaatiossa saadaan kuva projektin resurssitarpeista eri ajanhetkinä.

Tähän työhön vaikuttaa keskeisesti se, onko tilaajan kanssa sovittu jo ennakkoon projektin toimitusaikataulu, vai tehdäänkö ehdotus aikataulusta vasta osituksen ja resurssivarausten pohjalta. Kumpikin tulokulma asiaan voi tuottaa yhtä hyvän lopputuloksen, mutta olennaiset muuttujat poikkeavat toisistaan.

Jos aikataulua ei ole sovittu tilaajan kanssa valmiiksi, pystyy toimittaja tarjoilemaan työn osituksen ja vaiheistuksen pohjalta itselleen optimaalista aikataulua suhteessa muihin projekteihin. Jos taas aikataulu on sovittu jo ennakkoon tilaajan kanssa, tähtäävät työn ositus ja vaiheistus siihen, että toimittajan resurssit saadaan ajan funktiona sovitettua yhteen annetun aikataululupauksen kanssa.

Toimittajan projektipäällikkö varmistaa projektin suunnitellun etenemisen

Kun toimitussisältö on saatu pilkottua ja projekti käynnistettyä tilaajan kanssa, on toimittajan projektipäällikön tärkein tehtävä toimitussisällön mukaisten tehtävien etenemisen varmistaminen. Riippuen siitä, toimiiko toimittajan projektipäällikkö kokonaisvastuullisena projektipäällikkönä (vastaten siis koko projektin etenemisestä eikä vain toimittajaorganisaation toimitussisällöstä), voi tähän kokonaisuuteen kuulua myös muiden organisaatioiden tehtävien etenemisen varmistaminen.

Riippumatta kokonaisvastuusta, toimittajan projektipäällikön pitää vähintäänkin nostaa esiin riippuvuudet muiden organisaatioiden tekemisessä, jotka voivat tietyssä ajanhetkessä estää toimittajan töiden etenemisen. Projektin kompleksisuudesta, asiantuntijoiden itseohjautuvuudesta ynnä muista muuttujista johtuen tähän tehtävään voi kulua enemmän tai vähemmän aikaa.

Toimittajan projektipäällikön pitää vähintäänkin nostaa esiin riippuvuudet muiden organisaatioiden tekemisessä, jotka voivat estää toimittajan töiden etenemisen.

Edellisen rinnalla toimittajan projektipäällikön työpöydällä on projektin aikataulusta huolehtiminen. Oman kokemukseni mukaan lähes poikkeuksetta sote-ICT projekteissa juuri aikataulu on se osa-alue, josta tilaajat haluavat pitää kiinni. Hyvän asiakaskokemuksen ja asiakasarvon tuottamisen kannalta keskeistä onkin, että toimittajan projektipäällikkö hyödyntää laajasti erilaisia työkaluja pitääkseen projektin suunnitellussa aikataulussaan. Jos (tai monessa tilanteessa kun) aikataulupoikkeamia havaitaan, pitää niihin pyrkiä reagoimaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta yksittäisen osa-alueen viivästyminen ei vaaranna koko projektin aikataulua.

Tilaajan projektipäällikkö sovittaa projektin toimintaympäristöön

Tilaajan projektipäällikön roolissa korostuu toimintaympäristön tuntemus; projekti pitää sovittaa osaksi tilaajan projektisalkkua ja toimintaympäristöä huomioiden muun muassa tuotannolliset prioriteetit. Toki kokonaisuuteen sovittamisen ei pidä olla yksin projektipäällikön vastuulla, mutta tyypillisesti projektipäällikkö joutuu päivittäisessä työssään ottamaan kantaa asioiden välisiin prioriteetteihin. Sote-ICT-järjestelmien parissa työskennellessä pitää tunnistaa myös järjestelmien kriittisyys, jolla on merkittävä vaikutus käyttökatkojen määrään, kestoon ja ajoitukseen. Näillä kaikilla on keskeinen vaikutus, kun suunnitellaan projektin tavoitteiden viemistä tuotantoon.

Työn organisoinnissa on myös tyypillisesti ero toimittaja- ja tilaajaorganisaatioiden välillä: siinä, missä toimittajalla on yleensä projektin toimitukseen tiiviisti osallistuva projektiryhmä, joka on koottu tarvittavista eri alojen tai osa-alueiden asiantuntijoista, tilaajan puolella muutamia poikkeusrooleja lukuun ottamatta eri asiantuntijat tuovat oman panoksensa vain hyvin rajattuihin, yksittäisiin asioihin. Projektipäällikön työn kannalta tällä on keskeinen merkitys. Toimittajan puolella projektipäällikkö voi keskittyä johtamaan projektiryhmäänsä ja asiat nousevat käsittelyyn usein ryhmän sisältä ja monesti myös ratkeavat ryhmän omalla työpanoksella. Sen sijaan tilaajan puolella projektipäällikkö joutuu selvittämään yksittäisiä asioita eri osa-alueiden asiantuntijoilta – voi olla tilanteita, missä pitkänkin projektin aikana tietty asiantuntija osallistuu projektiin vain yhdessä ajanhetkessä yhden asian käsittelyn osalta.

Tilaajan projektipäällikkö varmistaa tilaajan riittävän osallistumisen projektiin

Projektin toteutuksen aikana tilaajan projektipäällikön tärkein tehtävä on varmistaa, että tilaajalta projektiin tarvittava työpanos toteutuu siten, ettei se pääse hidastamaan toimittajan työtä. Toisin sanoen tilaajan projektipäällikön pitää varmistaa, että toimittaja saa tilaajalta tarvitsemansa tiedot ja päätökset oikeassa ajanhetkessä.

Riippuen projektin kokonaisvastuunjaosta (eli vastaako tilaajan vai toimittajan projektipäällikkö kokonaisprojektista) voi myös kolmansien osapuolten (esimerkiksi muut toimittajat, kumppaniyritykset jne.) töiden etenemisen varmistaminen kuulua tilaajan projektipäällikön vastuulle. Jos nämä ovat tilaajan projektipäällikön vastuulla, niin keskeistä on kyetä varmistamaan, ettei kolmansien osapuolten tekeminen estä tai hidasta pääasiallisen projektitoimittajan tekemistä.

Tilaajan projektipäällikkö varmistaa, että toimittaja saa tilaajalta tarvitsemansa tiedot ja päätökset oikeassa ajanhetkessä.

Tilaajan projektipäällikön tehtävänä on myös varmistaa, että tilaajan etu toteutuu projektissa ja sovituista laajuus-, laatu-, aika- ja kustannustavoitteista pidetään kiinni. Tilaaja- ja toimittajaorganisaatioiden välisestä kumppanuussuhteesta ja erityisesti luottamuksesta riippuen tämä tehtävä voi viedä todella paljon tai ei juuri ollenkaan tilaajan projektipäällikön työajasta. Mielestäni optimaalisesti toteutuvassa projektissa tähän ei kulu käytännössä ollenkaan tilaajan projektipäällikön aikaa, vaan asiat hoidetaan projektista tehdyn toimeksiannon mukaan.

Oman kokemukseni mukaan tilanne ei läheskään aina ole tällainen vaan ilman säännöllistä valvomista ja paineen luomista sovitut aikataulut venyvät, budjetit ylittyvät ja laatukriteerit eivät täyty. Osaltaanhan tätä ilmiötä saattaa selittää, että usein projektitoimittajilla on useita yhtäaikaisia projekteja, jotka kilpailevat samoista resursseista. Tällaisessa tilanteessa käy helposti niin, että se asiakas joka vaatii eniten, saa myös eniten muiden jäädessä vähemmälle huomiolle. Minun vinkkini tilaajan projektipäällikkönä toimiville henkilöille onkin, että toimittajan suuntaan kannattaa pitää painetta yllä ja vaatia enemmän – usein projektille asetetut tavoitteet täyttyvät tällä tavalla varmemmin!

Minun vinkkini tilaajan projektipäällikkönä toimiville henkilöille onkin, että toimittajan suuntaan kannattaa pitää painetta yllä ja vaatia enemmän.

Tilaajan projektipäällikön tehtävät vaativat paljon työaikaa ja vaikuttavat keskeisesti projektin onnistumiseen, vaikka tilaajan projektipäällikön roolista keskustellaan huomattavasti toimittajan projektipäällikköroolia vähemmän. Vaikka tilaajan projektipäällikön tehtävät ovat keskeisiä projektin onnistumisen kannalta, on niistä myös valitettavan helppo karsia tilanteessa, jossa projektipäällikköroolia hoitaa tilaajan edustaja normaalien tuotantotehtäviensä ohella. Tilaajan projektipäällikkörooliin kannattaakin harkita ulkoisen projektipäällikön hankkimista.

Jos teiltä puuttuu hyviä projektitekijöitä, ota yhteyttä!

Jos vielä mietit, onko ulkoisesta projektipäälliköstä hyötyä, tutustu ostamisen hyödyistä kertovaan blogitekstiin  tai tutustu it-projektinhallintapalveluihimme.

Voit myös ladata ilmaisen oppaan projektipäällikkötyön ostamisen hyödyistä täältä.