Projektin sidosryhmien hallinta: Parempaa yhteistyötä menestyksekkään projektin puolesta

Projektit ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, joissa eri sidosryhmien hallinta on avainasemassa. Sidosryhmien hallinnan tavoitteena on edistää positiivisia yhteistyösuhteita ja tyytyväisyyttä, mikä puolestaan vaikuttaa positiivisesti projektin läpivientiin. Lue lisää siitä, miten tämä tehdään hallitusti!

Sidosryhmien tunnistus: Alkuvaiheen kriittinen askel

Projekteja tehdään ihmisille ihmisten toimesta. Projektit edellyttävät työskentelyä eri sidostahojen kanssa. Sidostahojen hallinnan tavoitteena on saada heidät edistämään positiivisia yhteistyösuhteita ja tyytyväisyyttä, mikä puolestaan vaikuttaa positiivisesti projektin läpivientiin.  

– Sidostaho = Yksilö, ryhmä tai organisaatio, joka voi vaikuttaa / johon voi vaikuttaa / joka voi havaita vaikutuksen projektin päätöksestä, aktiviteetista tai tuloksista.

– Sidostahoanalyysi = Systemaattinen menetelmä kerätä ja analysoida sekä määrällisesti että laadullisesti tietoa siitä, keiden kiinnostuksen kohteet pitäisi ottaa huomioon projektin aikana.  

Projektilla voi olla muutama sidostaho tai miljoonia sidostahoja. Sidostahot voivat vaihdella ajan funktiona projektin vaiheiden mukaan samoin kuin sidostahojen vaikutusvalta, sen voimakkuus sekä mielenkiinnon kohteet.  

Vaikuttava sidostahojen tunnistaminen, analyysi ja sitouttaminen sisältää sidostahoja, jotka ovat organisaation sisäisiä, ulkoisia, projektin puolesta tai sitä vastaan tai neutraaleja. Vaikka tekninen projektinhallinta on menestyksekkäälle projektille tärkeää, ovat ns. pehmeät taidot vähintään yhtä tärkeitä sidostahojen hallinnassa. 

Sidostahojen ylätason tunnistus voidaan tehdä jo ennen projektitiimin muodostamista. Yksityiskohtaisempi tunnistaminen tarkentuu projektin edetessä koko sen ajan. Jotkut sidostahot voi tunnistaa helpostikin (esim. asiakas, sponsori, projektitiimi, loppukäyttäjät, jne.) kun taas joitain sidostahoja on haasteellista tunnistaa, koska ne eivät ole suoraan kytköksissä projektiin. 

Sidosryhmien priorisointi: Keskity suurimpaan vaikutusvaltaan

Kun sidostahot on tunnistettu, projektipäällikön ja -tiimin pitäisi yrittää ymmärtää sidostahojen tuntemukset, uskomukset ja arvot. Nämä voivat nimittäin johtaa projektin lopputuloksiin vaikuttaviin lisäuhkiin tai -mahdollisuuksiin. Ne voivat myös vaihdella nopeastikin, joten siksikin tämä osuus on projektissa jatkuva tehtävä. Tämän lisäksi on tarpeen analysoida kunkin sidostahon asema ja näkökulma projektiin nähden.  

Seuraavia näkökohtia on hyvä analysoida: 

• vaikutusvalta 
• konkreettinen vaikutus 
• asenne 
• uskomukset 
• odotukset 
• projektin läheisyys / kaukaisuus 
• mielenkiinto projektiin 
• muut näkökohdat 

Monissa projektissa sidostahoja on niin paljon, että projektitiimin on mahdotonta hallita heitä kaikkia. Projektitiimin on tällöin syytä suorittaa sidostahojen priorisointia analyysiin pohjautuen. On suositeltavaa keskittyä isoimman vaikutusvallan ja kiinnostuksen omaaviin sidostahoihin. Projektin kuluessa voi kuitenkin olla tarpeen muuttaa alkuperäistä priorisointia sen mukaan, kun sidostahot tai heidän näkökulmansa projektiin muuttuvat.  

Sidosryhmien sitouttaminen: Yhteistyöllä positiiviseen lopputulokseen

Sidostahojen sitouttaminen on yhteistoimintaa esilaisten sidosryhmien kanssa, sisältäen mm: 

• projektin esittelyn 
• vaatimusten selvittämisen 
• odotusten hallinnan 
• ongelmien ratkomisen 
• neuvottelutaidot 
• priorisoinnin 
• päätösten tekemisen.

Se vaatii taitoja ja osaamista sellaisilla alueilla kuten aktiivinen kuuntelu, ihmissuhdetaidot, ristiriitojen hallinta, vision luominen ja kriittinen ajattelu. Sidostahokommunikaatio voi tapahtua kirjallisesti tai suullisesti sekä formaalisti tai epäformaalisti. 

Kommunikaatiotavat: Valitse oikea tapa oikeaan tilanteeseen

Kommunikaatiotavat sisältävät lisäksi push-, pull- ja interaktiivisen kommunikaation.  

Push: 

• Sidostahoille lähetettävä tieto/materiaali kuten muistiot, sähköpostit, tilanneraportit, jne. 
• Yksisuuntaista yhdelle sidostaholle tai joukolle sidostahoja 
• Koska vastaanottajien reaktiota ei usein pysty mittaamaan, pitää tätä tapaa käyttää harkitusti 

Pull: 

• Sidostahojen pyytämä tieto/materiaali 
• Auttaa epäsuorasti aistimaan sidostahojen mahdolliset huolenaiheet
• Sitouttaminen on interaktiivista tiedonvaihtoa ja se voi tapahtua mm. keskustelemalla, palavereissa, aivoriihissä, tuotedemoissa, yms. Oleellista on minimoida palauteketjun pituus ja sen kesto, mitä voi varmistella mm. seuraavilla asioilla: 
  • Sidostahot saavat juuri heille tarkoitetun informaation 
  • Tunnista, jos he ovat samaa mieltä viestistä/asiasta 
  • Tunnista mahdolliset rivien välistä tulkittavat asiat 

Sidostahojen muutoksenhallinta: Jatkuvaa arvioinnin tarvetta 

Projektin aikana sidostahot muuttuvat, kun tunnistetaan uusia ja vanhoja poistuu. Sidostahojen asenne ja vaikutusvalta projektiin voi myös muuttua. Tunnistamisen ja analysoinnin lisäksi on tarpeen tarkastella kulloistakin sitouttamisstrategiaa ja sen mahdollista muutostarvetta. Tämän takia sidostahojen hallinta on koko projektin ajan jatkuva tehtävä. Sidostahojen tyytyväisyyttä projektiin voi mitata yksinkertaisesti keskustelemalla heidän kanssaan projektin tuotoksista ja hallinnasta. Periodista palautetta saadaan mm. projektin ja sen eri vaiheiden ja tuotosten katselmuksista, (laatu)porteista, yms. Isommalle sidosryhmälle voi järjestää esim. galluppeja verkossa vastattavaksi. 

Lopuksi 

Jotkut sidostahot voivat vähentää projektin onnistumisen edellytyksiä, kun taas toiset voivat lisätä sitä. Tietyt sidostahot (mm. asiakkaat, organisaation johto, PMO, hankejohto) keskittyvät varsinkin projektin suorituskykyyn ja tuotoksiin sekä niihin liittyviin mittareihin.  

Sidostahot vaikuttavat moniin asioihin projektissa koko sen keston ajan. He määrittelevät ja priorisoivat projektin vaatimuksia ja sisältöä projektitiimille. He osallistuvat projektin suunnitteluun ja määrittelevät projektin sekä sen tuotosten hyväksymis- ja laatukriteereitä.  

Huomattava osa projektityöstä on itse asiassa projektin sidostahojen hallintaa. Yhteenvetona voisi todeta, että mitä laajempi, pitkäkestoisempi ja enemmän sidostahoja omaava projekti on kyseessä, sitä enemmän sidostahojen hallintaan pitää panostaa.