Notkialaiset vahvasti mukana hyvinvointialueiden sote-ict-muutosprojekteissa 

Julkaisimme noin kaksi vuotta sitten blogikirjoituksen sote-uudistuksen valmisteluista. Nyt reilu vuosi hyvinvointialueiden aloituksesta on aika palata siihen, miten kahden vuoden takaiset suunnitelmat toteutuivat ja miten historiallinen sote-uudistus sujui Notkian näkövinkkelistä. 

Notkialta oli useita it-projektipäälliköitä toteuttamassa mittavaa muutosta mm. Pirkanmaan, Keski-Suomen ja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueilla. Yhteistä eri hyvinvointialueiden it-projekteissa oli niiden tiukka aikataulu, sidosryhmien moninaisuus sekä osittain myös päätöksentekoprosessien epäselvyys ja osaavien resurssien puute. Haasteista huolimatta projektit saatiin vietyä kunnialla maaliin! 

Hyvinvointialueiden tietojärjestelmät ja käynnistyspaineet

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien sekä liitännäispalveluiden siirtäminen hallitusti hyvinvointialueelle oli keskeinen osa muutosprosessia.  Hyvinvointialueiden aloittamisen aikataulu 1.1.2023 oli tiukka, eikä sitä ollut mahdollista siirtää. Ennen aloittamista oli paljon tehtävää ja päätettävää. Hyvinvointialueen viranhaltijat ja työntekijät oli nimettävä, ICT-ratkaisuja kehitettävä, toimintatapoja ja asiakasmaksuja yhtenäistettävä sekä mietittävä uusia kestäviä ratkaisuja, jotta asetetut tavoitteet voitiin saavuttaa. 

Aikaisemmin esimerkiksi Pirkanmaan hyvinvointialueella sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisestä vastasi 23 eri kuntaa. Jokaisella toimijalla oli omat tietojärjestelmät, joita käytettiin asiakas- ja potilastietojen hallintaan, laskutukseen ja henkilöstön palkkojen maksamiseen. Hyvinvointialueen muodostuminen toi luonnollisesti tarpeen yhtenäistää järjestelmiä ja toiminnan käytänteitä. 

Tarvittavia päätöksiä tehtiin osittain viime tipassa, jopa vielä hyvinvointialueiden käynnistämisen jälkeenkin ja tämä loi painetta kaikille osallisille. Monet joutuivat sopeutumaan uusiin työskentelytapoihin ja kommunikointikanaviin – vaikka haasteet olivat suuria, ne kehittivät eri osapuolia myös ammatillisesti. 

Iso joukko notkialaisia mukana muutoksissa

Alla esittelemme muutaman projektipäällikkömme, jotka olivat muiden mukana viemässä muutosta eteenpäin. Heidän lisäkseen myös useampi Notkian alihankkija teki töitä hyvinvointialueiden projekteissa. Ja tietenkin työt HVA-projektien parissa jatkuvat meillä edelleen.

Kirsi Eskola työskenteli Pirkanmaan hyvinvointialueella perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmien kokonaisprojektin projektipäällikkönä. Siirto hyvinvointialueelle tarkoitti käytännössä tietojärjestelmien muuntamista toimimaan Pirkanmaan hyvinvointialueen rekisterinä ja Pirkanmaan hyvinvointialueen talouden laskentarakenteiden mukaisesti. Perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmien osalta haastetta toivat useiden eri toimittajien järjestelmät ja instanssit. Tarvittavat päätökset tehtiin usein viime tipassa, mikä vaikeutti etenemistä. Toimintatapojen yhtenäistäminen oli haasteellista ja pula osaavista resursseista sekä asiakkaan että toimittajien puolella vaikutti projektissa työskennelleiden työkuormaan. Perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmien siirto hyvinvointialueelle sujui kuitenkin hyvin olosuhteet huomioon ottaen. Tärkeimpänä oppina oli projektin ydinryhmän motivaatio, sitoutuminen ja joustavuus koko projektin ajan.  

Jarkko Rintaluoma työskenteli Pirkanmaan hyvinvointialueella erikoissairaanhoidon järjestelmien siirron projektipäällikkönä. Hänen tehtäväalueeseensa sisältyi lisäksi koko hyvinvointialueen SOTE-järjestelmien rekisterinpitäjä- ja toimintayksikkömuutokset sekä viranomaispalveluiden käyttövaltuushallinnan järjestäminen siten, että ne jatkuivat häiriöittä. Projektien onnistumiseen vaikutti merkittävästi tiivis yhteistyö eri sidosryhmien kanssa ja resurssien tehokas koordinointi. Myös Jarkon projekteissa saavutettiin toiminnan kannalta kriittiset tavoitteet ja jatkuvuuden turvaaminen onnistui hyvin. Priorisoinnin hallitseminen oli tärkein opittu asia ja päätöksentekoon saatiin tarvittavaa tukea.  

Jyrki Mäntynen työskenteli Pirkanmaan hyvinvointialueella palveluseteli- ja ostopalveluiden (PSOP) toiminnan ja järjestelmän käynnistämisessä projektipäällikkönä. Lisäksi hän oli mukana perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmien siirrossa. Haasteita nousi esille erityisesti palveluprosessien ja -hierarkian sovittamisessa ja luomisessa uuteen toimintaympäristöön. Vähimmäistavoitteiden saavuttamiseksi tiukassa aikataulussa keskeistä oli jatkuva vuoropuhelu eri sidosryhmien kanssa sekä projektitehtävien priorisointi, koordinointi ja valmistumisasteen seuranta. Ilman projektitehtäviin sitoutuneita ammattilaisia tavoitteiden saavuttaminen olisi Jyrkin mukaan vaarantunut.  

Pirkanmaan hyvinvointialueella työasema-rollout-projektin sovellusten parissa projektipäällikkönä työskennellyt Marjo Corander kertoo, että tavoitteena oli siirtää vaaditussa aikataulussa sovellukset as-is -periaatteella ja keskittyen kriittisiin sovelluksiin. Haasteena oli, ettei hyvinvointialueella ollut näkyvyyttä kuntien laitteisiin ja niissä oleviin sovelluksiin. Projektien onnistumisen edellytyksiä olivat mm. etukäteen tehty testaus ja tiivis yhteistyö eri tahojen kanssa. 

Tuija Soukkio työskenteli Pirkanmaan hyvinvointialueella niin ikään työasema-rollout-projektissa projektipäällikkönä. Projektissa korvattiin kuntien aikaisemmat työasemat Pirkanmaan hyvinvointialueen vakioiduilla laitteilla ja samassa yhteydessä siirryttiin käyttämään kuntakohtaisten verkkojen sijaan hyvinvointialueen verkkoa. Asetetut tavoitteet saavutettiin, mutta haasteita toi erityisesti projektin osa-alueiden hajanaisuus. Tuija haluaa nostaa esille onnistumisista erityisesti erinomaisen yhteistyön asiakkaan edustajien kanssa ja sen, että asiat ratkeavat ja hoituvat niitä tehdessä eikä energiaa kannata tuhlata turhaan pessimismiin.  

Jouni Oksaharju työskenteli ensin Keski-Suomen ja myöhemmin Pirkanmaan hyvinvointialueiden työasema-rollout-projekteissa projektipäällikkönä. Projektin haasteina hän koki mm. jatkuvan muutosten hallinnan ja eri toimintamallien yhteensovittamisen.  

Tero Tamminen työskenteli puolestaan Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella ICT-infrahankkeen tietoliikenneprojektissa projektipäällikkönä. Tietoliikenneverkkoihin ei tehty hankkeen aikana parannuksia vaan toteutus tehtiin as-is-periaatteella. Tässäkin projektissa isoin haaste oli erittäin tiukka aikataulu. Lisäksi haasteena oli vahva riippuvuus järjestelmä- ja työasemamigraatioprojekteista sekä resurssihaasteet toimittajilla ja asiakkaalla. Projektin tavoitteiden saavuttaminen edellytti tiivistä vuorovaikutusta eri sidosryhmien kanssa sekä näiden välistä yhteistyötä ja aikataulutuksen koordinointia. Tero nostaa esille myös ammattitaitoisen ja motivoituneen projektiryhmän osuuden tavoitteiden saavuttamiselle.  

Myös Mika Mantere työskenteli Keski-Suomen hyvinvointialueen ICT:n perustamisessa projektipäällikkönä. Hänen projektinsa vastuulla oli tuottaa tuleville käyttäjille sähköpostin ja toimistosovellusten käyttö. Toimistosovelluksilla ymmärrettiin tässä yhteydessä Teams-, Sharepoint- ja Onedrive-työkaluja. Lisäksi migroitiin käyttäjien henkilökohtaiset kotihakemistot sekä yhteiskäyttöiset verkkolevyt. Migraatiot aikataulutettiin tehtäväksi kunta kerrallaan. Projekti saavutti tavoitteensa aikataulun, budjetin ja sisällön osalta.  

Mukaan tarttui monipuolisia oppeja ja kokemuksia 

Hyvinvointialueiden aloittamiseen liittyvät kokemukset ovat olleet monipuolisia ja opettavaisia. Kokemuksien perusteella voidaan päätellä, että sote-uudistuksen eteneminen on vaatinut paljon työtä ja joustavuutta kaikilta osapuolilta. Huolimatta siitä, että jokaisella alueella oli omat haasteensa ja toimintatapansa,  asetetut tavoitteet ja toiminnan sujuvuus onnistuttiin saavuttamaan melko hyvin eikä asiakas- tai potilasturvallisuus vaarantunut. 

Tehtävien priorisointi, keskeisten resurssien ammattitaito ja motivaatio sekä tehtäviin sitoutuminen olivat avainasemassa tavoitteiden saavuttamisessa. Lisäksi viestinnän merkitys korostui monimutkaisessa ja laajassa muutoksessa. Suurista muutoksista voi selviytyä, kun työskennellään yhteistyössä ja ollaan avoimia oppimaan uutta. 

Ilahduttavaa on havaita, että toimintatapojen ja -ympäristöjen yhtenäistäminen on edennyt. Vaikka tietojärjestelmien yhtenäistäminen on vielä kesken, näyttää siltä, että ollaan oikealla tiellä kohti parempaa ja tehokkaampaa sosiaali- ja terveydenhuoltoa järjestelmien ja toimintatapojen näkökulmista tarkastellen. 

Tarvitsetko osaavan ja kokeneen sote-it-projarin?

Jos haluat ulkoisen projektipäällikön Notkialta tai sinulle heräsi aiheesta kysyttävää, buukkaa alta tapaaminen. Jutellaan sitoumuksetta ja katsotaan, pystymmekö auttamaan teitä. Voit tottakai myös soitella tai laittaa meille viestiä.