Projektipäällikön kuusi keinoa parantaa projektin viestintää

Miten tehostaa projektin viestintää?

Projektiviestintä on yksi projektin toimista, josta projektipäällikkö on vastuussa. Projektiviestintä vaikuttaa projektin onnistumiseen tai epäonnistumiseen. Kokosimme tähän kuusi tehokasta ja helppoa tapaa, joiden on todettu parantavan viestintää ja vuorovaikutusta projekteissa.

1. Aktiivinen kuuntelu

Kun ajattelemme viestinnän kehittämistä, ensimmäisenä tulee mieleen se, mitä ja miten sanomme. Usein unohdamme kuuntelun kriittisen taidon. Kun emme keskity ja kuuntele, saatamme ymmärtää asioita väärin emmekä opi.

Miten aktiivista kuuntelua voi harjoitella? Ensimmäiseksi, muista katsekontakti puhuvan henkilön kanssa. Keskity kuuntelemaan sen sijaan, että mietit, mitä aiot itse sanoa tai kysyä seuraavaksi. Osoita, että kuuntelet. Esimerkiksi satunnainen nyökkäys auttaa.

Toiseksi, älä anna muiden asioiden häiritä sinua – laita puhelimesi syrjään ja sulje läppärisi kansi. Yritä toistaa kuulemaasi ainakin mielessäsi jollet (joskus) suullisesti. Keskeyttäminen on ajanhukkaa, sillä se turhauttaa puhujan ja rajoittaa viestin ymmärtämistä. Anna puhujan puhua loppuun ennen kysymyksen esittämistä. Älä keskeytä vastaväitteillä.

The most important thing in communication is hearing what isn’t said.

Peter F. Drucker (lähde)

2. Kysele

Ainoa tapa välttyä väärinymmärryksiltä on kysyä ja varmistaa asiat. Kysymyksillä on tärkeä rooli viestinnän etenemisessä oikeaan suuntaan. Kun projektipäällikkönä kysyt oikeita kysymyksiä, pystyt myös jakamaan tehtäviä parhaalla mahdollisella tavalla pitäen tiimin jäsenten vahvuudet mielessä.

Olen ollut monissa palavereissa, joissa osallistujat kuuntelevat huolellisesti tai ainakin näyttävät kuuntelevan kysymättä mitään. Tämä ei muuten välttämättä tarkoita sitä, että he olisivat samaa mieltä kanssasi. Joku saattaa tuntea itsensä typeräksi, mikäli esittäisi kysymyksen asiasta, jonka hän olettaa muiden ymmärtävän, joten hän ei esitä kysymystään. Projektipäällikkönä sinun tulee varmistaa ja rohkaista tiimin jäseniä kysymään kysymyksiä.

Seuraa, miten tiimin jäsenet reagoivat ja kysy sitten, onko heillä kysyttävää. Selvitä, miten voit auttaa heitä ymmärtämään asiat paremmin. Tyhmiä kysymyksiä ei ole.  Saatat olla yllättynyt siitä, kuinka halukkaasti tiimin jäsenet kyselevät tarkentavia kysymyksiä, joita et ole edes itse ajatellut.

Vinkki! Kysy sidosryhmiltä, millä tavoin he haluavat saada tietoa projektista. Näin saavutetaan todennäköisesti tehokasta ja onnistunutta viestintää projektin ajan.

3. Pidä projektitiimi pienenä

Huomaat, että asioiden eteneminen on paljon helpompaa. Miksi? Viestintä ja vuorovaikutus onnistuu paremmin, kun tiimi on pieni (5-8 jäsentä). Ydintiimin lisäksi kannattaa luoda täydentäviä tiimejä, jotka koostuvat henkilöistä, jotka osallistuvat projektin tiettyihin kohtiin tai kokoontuvat, kun tietoa pitää jakaa laajemmalle joukolle. Kun kokousmuistioita jaetaan projektitiimille tai ohjausryhmälle, ne voidaan jakaa myös muille ryhmille.

4. Käytä vuorovaikutteisempaa viestintää

Jos sinulla on useimmiten tapana jakaa sähköpostitse tietoa projektista, kohtaat todennäköisesti ongelmia. Miksi? Koska et tiedä, onko henkilö lukenut postin tai saatikka ymmärtänyt viestisi. Mikäli laitat sähköpostia isolla jakelulla, osa saattaa lukematta ohittaa nämä, joten kohdista sähköpostisi juuri oikeille henkilöille tai oikealle henkilölle. Vuorovaikutteinen kaksisuuntainen kommunikointi antaa henkilöille mahdollisuuden kysyä ja sinulle mahdollisuuden vastata kysymyksiin.

5. Keskity sanattoman viestinnän taitoihin

Viestintää tapahtuu seuraavasti:

55% kehon kielen kautta
37% äänen sävyn, korkeuden ja nopeuden ansiosta
7% sanojen kautta

Lähteenä käytetty artikkeli löytyy täältä.

Oli lukuihin uskominen tai ei, kiinnittämällä huomiota nonverbaalisiin taitoihin voimme parantaa viestintäämme. Miten sitten hyödyntää sanattoman viestinnän taitoja? Ensinnäkin puhelin tai Skype ovat parempi vaihtoehto kuin sähköposti ja johtaa parempaan viestintään. Face-to-face-keskustelu johtaa vielä parempaan viestintään kuin puhelinkeskustelu tai Skype. Eleitä ja ilmeitä seuraamalla oppii huomaamaan, milloin joku on saattanut tippua kärryiltä, mutta ei rohkene keskeyttää kysyäkseen tai ei vain uskalla kysyä.  Mikäli huomaat, että sidosryhmien jäsenet ymmärtävät asioita väärin, on aika lisätä vuorovaikutteista viestintää ja hyödyntää viestinnän ei-sanallisia puolia.

6. Suunnittele projektin kokoukset

Huonosti suunnitellut kokoukset aiheuttavat paljon ajanhukkaa.  Varmista, että sinulla on riittävä ja oikea edustus. Rajaa osallistujia enintään kahdeksaan, jos vain mahdollista. Aloita kokoukset ilmoittamalla kokouksen tarkoitus. Tarkista sitten esityslistan aiheet ja kysy, onko kysymyksiä tai muita esityslistan kohtia. Nämä vaiheet auttavat varmistamaan, että kaikki ymmärtävät kokouksen tarkoituksen ja aiheet.

Vältä tyypillisiä ansoja kuten puutteellinen agenda, epäselvä tarkoitus, aiheesta lipsuminen, päättämättömyys (päätöksiä ei kyetä tekemään) tai tehtävien määrääminen poissaolijoille.

Hyvin hoidetun kokouksen tulee johtaa selkeään suuntaan ja ajaa projektia asteittain eteenpäin.

Vinkki! Käytä erillistä idealistaa, johon kirjata ylös kokouksen aikana tulleita ideoita. Näitä ei välttämättä ole tarkoitus toteuttaa heti tai edes kyseisessä projektissa, joten ne saattavat unohtua. Kaappaa idea tai aiheet listaan keskusteltavaksi myöhemmin kuten opitut asiat.

Ineffective communication is the primary contributor to project failure one-third of the time and had a negative impact on project success more than half the time.

Project Management Institute

Kiinnostaako projektiviestintä? Lue myös meidän onnistuneesta projektistamme, missä viestintä oli merkittävässä roolissa. Kirjoitukseen pääset tästä.

IT-projektinhallintapalvelustamme voit lukea lisää täältä.