HULA – onnistunut yritysyhteistyö, jossa ratkaistiin projektien resursointihaasteet

Onnekas kohtaaminen aamupalalla

Sattuipa kerran kauppakamarin tutustumisaamiaisella samaan pöytään eräs Tommi Codeolta. Halusin oppia lisää Codeon avoimesta kulttuurista ja niinpä kutsuin itseni lounaalle. Mainitsin sivulauseessa, että olemme hakemassa myyntiin lisää tekijöitä ja jonkun ajan kuluttua Tommi otti yhteyttä kuullakseen, miten olimme asian saaneet ratkottua. Myyjän rekrytointiasiassa en kauheasti pystynyt sparrailemaan, koska timanttinen löytö Johanna oli tipahtanut meille syliin vähän puolivahingossa . Mutta kuulin myöhemmin, että Codeokin oli onneksi löytänyt oman Johannansa eli Liisan.

Näistä keskusteluista aukesi lopulta reitti yhteiseen projektiin, jonka lopputuloksena syntyi HULA-ratkaisu. Hula yhdistää viisaasti asiakasprojektien tarpeet sekä osaajien taidot. Hulan lähdekoodi on avoimen politiikan mukaan kaikkien saatavilla: https://github.com/CodeoOy/Hula

Yhteiset haasteet johtivat Hula-projektin käynnistämiseen

Liisa ja Tommi olivat siis noin vuosi sitten meihin yhteydessä ja ehdottivat yhteistyötä. He olivat kasvun myötä huomanneet, ettei kaikkea enää voinut hoitaa manuaalisesti. Moni asia toimi muistinvaraisesti, ja tietoa käsiteltiin eri järjestelmissä ja useilla eri viestintäkanavilla. Olimme itse juuri kipuilleet samojen asioiden kanssa. Tuskailimme, kun rekrykandidaattien tai jo talossa sisällä olevien osaajien tietoja oli vaikea muistaa ulkoa, saati mätsätä asiakkailta tuleviin vaatimuksiin. Henkilöiden varausasteet olivat myös täysin mahdottomia muistaa tai ylläpitää Exceleissä tai vastaavissa. Tuntikirjauksetkin olivat meillä vähän siellä sun täällä.

Projekti toteutettiin 100% etätyötä: tiimin keskeiset jäsenet eivät tavanneet kertaakaan.

Hetken keskusteltuamme huomasimme, että molemmilla yrityksillä oli hyvin samankaltaisia ongelmia. Codeo oli hakenut Business Finlandilta kehitysrahaa toiminnanohjauksen kehittämiseen ja lopulta yhteisprojekti järjestäytyi siten, että Notkia IT:n vastasi projektin johtamisesta, Giraffe Codelta tuli ohjelmistoarkkitehti ja itse koodaus tehtiin tietenkin Codeon voimin. Projekti polkaistiin käyntiin keväällä 2021 ja saatiin päätökseen syyskuussa. Se toteutettiin 100% etätyönä: tiimin keskeiset jäsenet eivät tavanneet kertaakaan. Projekti on erinomainen esimerkki siitä, että ketterääkin projektia voi erinomaisesti tehdä etänä, kun välineet ja asenne ovat kunnossa.

Ykkösprioriteetiksi valikoitui projektien ja osaajien kohdistaminen

Projektin aikana evaluoitiin myös valmiita järjestelmiä, mutta kaikista puuttui joku oleellinen osa tai niitä ei oltu mietitty konsultointibisneksen tarpeiden kautta. Hulan keskeiseksi tavoitteeksi valittiin se, että järjestelmä auttaisi kohdistamaan asiakasprojektin vaatimuksia konsulttien osaamiseen. Taustadatan piti olla mahdollista tulla eri paikoista, koska esimerkiksi Notkia IT:llä ja Codeolla on eri järjestelmät käytössään.

Hula yhdistää viisaasti asiakasprojektien tarpeet sekä osaajien taidot.

Palavereissa pyöriteltiin myös muita tarpeita, mutta kaikkia ei tietenkään voitu valita heti toteutettaviksi. Notkialla huomasimme, että jo pelkkä kehityskohteista keskustelu ja haasteiden läpikäynti yhdessä toisen vastaavan toimijan kanssa auttoi selkeyttämään sekä omaa nykytilaa että tulevaa tavoitetilaa. Vertailimme projektin ulkopuolella myös itsenäisesti muutamaa erilaista ratkaisua, jakaen tietenkin tietomme myös projektin käyttöön. Piirsimme prosessikuvia ja pohdimme, miten toimintoja saataisiin liinattua – joko järjestelmien avulla tai työtapoja muuttamalla.

Suosittelemme yritysyhteistyötä

Notkialla tämä järjestelmäkokonaisuustyö ja Hulan käyttöönotto ovat vielä osittain kesken. Alkusyksyn yllättävä rekrytointi- ja myyntipiikki ovat laittaneet prioriteetit hieman uusiksi. Tosin samalla ymmärrämme joka päivä entistä paremmin, että muistin varassa tätä hommaa ei todellakaan kovin kauaa voi kestävällä pohjalla tehdä .

Hula tarjoaa helpon tavan suorittaa erilaisia projekti- ja asiantuntijahakuja. Vastuuhenkilöt saavat selkeästi näkyville projektien tarpeet sekä osaajien taidot ja aikataulut. Lopputuloksena voidaan tarjota asiakkaalle sopivia ja vapaana olevia osaajia tehokkaasti ja oikea-aikaisesti. Nyt Codeolla ja Notkia IT:llä on käytössään ratkaisu, jonka avulla kasvavia tietomääriä voidaan hallita. Samalla myös perusprosessit tuli käytyä molempien osalta läpi, joten tehostumista saatiin todella aikaiseksi monella tapaa.

Usein samankokoisten yritysten haasteet ovat myös hyvin samankaltaisia – miksi jäädä painimaan niiden kanssa yksin?

Projekti vahvisti sitä ajatusta, että yhdessä voimme saavuttaa enemmän ja tämän kokemuksen perusteella voimme ehdottomasti suositella muillekin vastaavia yhteistyökokeiluja muillekin yrityksille. Usein samankokoisten yritysten haasteet ovat myös hyvin samankaltaisia – miksi jäädä painimaan niiden kanssa yksin?

Blogitekstin on kirjoittanut Notkian toimari Tiina Rättö. Lue lisää Notkian projektinhallintapalveluista ja ota yhteyttä, jos haluat vaihtaa ajatuksia projektinhallinnasta!