Case Fimlab: Verensiirtotietojärjestelmän käyttöönottoprojekti

Fimlab käynnisti verensiirtotietojärjestelmän käyttöönottoprojektin Päijät-Hämeessä

Terveydenhuollon laboratoriopalveluita tarjoava Fimlab käynnisti loppuvuodesta 2020 projektin, jonka tarkoituksena oli yhtenäistää toiminnalle keskeisiä järjestelmiä. Päijät-Hämeessä elinkaarensa päähän tullut verensiirtotietojärjestelmä päätettiin vaihtaa kokonaan uuteen. Toiminnan kannalta käyttöönottoprojekti oli elintärkeä ja pakollinen.

Mitä useampi toimii samoilla tietojärjestelmillä, sitä sujuvampaa toiminta on.

– Verensiirtotietojärjestelmä on verikeskustoiminnassa merkittävässä asemassa. Sillä on vaikutusta sekä laboratoriotyöhön, asiakkaiden eli hoitoyksiköiden veritilauksiin sekä verivarastojen hoitamiseen, hematologian erikoisalajohtaja Tomi Koski kuvaa.

Käytännössä koko verikeskuksen toimintaa ohjataan ja hallitaan verensiirtotietojärjestelmän avulla. Se kokoaa yhteen verikeskuksen ja hoitoyksiköiden verensiirtoihin liittyvät toiminnot mahdollistaen prosessin kokonaishallinnan ja edistäen potilasturvallisuutta. Fimlabilla toimipisteitä on lukuisia. Mitä useampi toimii samoilla järjestelmillä, sitä sujuvampaa toiminta on.

Koski toimi uudistuksessa projektinomistajana, ja verikeskuksen asiantuntijahoitaja Satu Rohkimainen toi projektiin sovellusosaamista ja loppukäyttäjänäkemystä. Projektinhallinnasta vastasi Notkia IT:n projektipäällikkö Tiina Rättö. Mukana projektissa oli myös Päijät-Hämeen vastuuhoitajia sekä monia muita osapuolia Fimlabin tietohallinnosta, tuotannosta sekä järjestelmä- ja infratoimittajilta. Kyseessä oli siis monitoimittajaprojekti.

Uusi toimintaympäristö ja tiukka aikataulu

Vaikka vastaavan järjestelmän käyttöönottoprojekteja oli tehty aiemminkin, tähän projektiin liittyi uusiakin asioita. Päijät-Hämeessä on käytössä Lifecare-potilastietojärjestelmä, ja sen myötä toimintaympäristö oli erilainen kuin aikaisemmissa hankkeissa. Myös muita vaikeuskertoimia tunnistettiin heti projektin alussa.

Projektissa onnistuttiin hyvin ja siitä on saatu hyvää palautetta loppukäyttäjiltä hoitoyksiköistä.

– Tiedostimme yhdeksi riskiksi sen, että projektissa oli mukana tosi monta tahoa, osa uusiakin, joita tarvittiin yhteistyöhön. Pelkästään integraatiotestauksissa oli mukana iso porukka. Lisäksi projektin aikataulu oli tiukka. Jo alkuvaiheessa oli pelko siitä, että saadaanko aikataulu pidettyä, Rohkimainen muistelee projektin aloitusta.

Projektipäällikölle projekti oli mieluisa, ja sitä oli kiva tehdä.

– Projektissa oli tiivis ja tekemiseen sitoutunut ydintiimi, joka osallistui aktiivisesti muun muassa viikkopalavereihin. Näin tietoa saatiin jaettua ja ongelmia ratkottua tehokkaasti. Oli myös hieno kuulla, että tiimin jäsenet totesivat oppineensa projektissa, Rättö kertoo.

Rohkimaisen mukaan projektissa onnistuttiin hyvin, ja järjestelmän käyttöönoton jälkeen siitä on saatu hyvää palautetta loppukäyttäjiltä hoitoyksiköistä. Projektin myötä verikeskustoiminnan paperittomuus toteutui ja esimerkiksi verivarauskäytäntöjä on pystytty päivittämään aiempaa yksinkertaisemmaksi.

Ulkoinen projektipäällikkö tarttuu toimeen ja vapauttaa organisaation aikaa

Projektissa onnistumiselle keskeistä on ollut projektinhallintataidot sekä hyvä yhteistyö projektitiimin ja projektipäällikön välillä. Koski ja Rohkimainen kehuvat molemmat sitä, että projektipäällikkö tarttui toimeen aktiivisesti.

Ulkoinen projektipäällikkö on hyvä vaihtoehto. Se vapauttaa aikaa muulle tekemiselle.

– Meille hyöty oli suuri, koska projektipäällikkö osasi ottaa tehtävät hyvin haltuun. Meillä oli Tiinan kanssa yhteinen maali, ja yhteistyö oli helppoa, Koski kehuu.

Rohkimainen puolestaan korostaa, että projektipäällikkö löysi helposti oman paikkansa ja oli tiiviisti mukana projektitiimissä, vaikka ulkoinen olikin. Yhteydenpitoa tehtiin myös projektipalaverien ulkopuolella. Eduksi hän näkee myös sen, että projektipäällikkö keskittyi tiedonkulkuun, sovittujen toimenpiteiden seurantaan ja kipupisteiden tunnistamiseen. Myös projektin päättäminen hoidettiin hyvin.

– Kävimme lopuksi vielä läpi, missä onnistuttiin ja missä voisimme vielä kehittyä. Viimeisetkin projektin hännät hoidettiin loppuun asti pois, Rohkimainen toteaa.

Tiedottamisessa ja perehdyttämisessä pitää muistaa, ettei muutos koske vain järjestelmää, vaan myös prosesseja ja työn tekemisen tapoja.

Kokeneelle projektipäällikölle tämä oli jälleen hyvä muistutus siitä, miten teknisen käyttöönoton lisäksi on varmistettava, että uudet toimintatavat viedään käytäntöön asti.

– Jälleen kerran korostui, että tiedottamisessa ja perehdyttämisessä pitää muistaa, ettei muutos koske vain järjestelmää, vaan myös prosesseja ja työn tekemisen tapoja. Viestinnän lisäksi tarvitaan muutoshallinnan osaamista ja motivointia. Projektinhallinnan näkökulmasta tärkeätä on myös riittävien resurssien ja roolien varmistus projektin ajaksi ja varsinaiseen h-hetkeen, kun käyttöönotto tehdään, Rättö tiivistää.

Kun projekteja on paljon, omat henkilöresurssit eivät aina riitä. Sen johdosta yleensä päädytään käyttämään ulkoista projektipäällikköä.

– Ulkoinen projektipäällikkö on hyvä vaihtoehto. Se vapauttaa meillä aikaa muulle tekemiselle, Koski summaa.

Lisää referenssitarinoita löydät täältä.