Muutosprojekti tarvitsee kokeneen ihmisjohtajan projektipäälliköksi

Ihana ja kamala muutosprojekti

Jokainen työntekijä reagoi muutokseen omalla tavallaan. Itse kuulun siihen joukkoon, joka oikein odottaa muutoksia. Osalle silti pienikin muutos työympäristössä aiheuttaa ahdistusta ja epävarmuutta. Erityisesti, jos muutos tulee yllättäen ja siihen ei ole pystynyt itse vaikuttamaan. En minäkään sellaisesta muutoksesta riemuitse.

Jos muutos tulee vastaan nurkan takaa kuin varkain, siitä harvoin seuraa hyvää. Tilanne aiheuttaa tyytymättömyyttä, ja porukassa tyytymättömyys kehittyy helposti muutosvastaisuudeksi, joka alkaa levitä organisaatiossa kuin kulovalkea. Tässä kirjoituksessa pohdin, miten projektipäällikön tulisi johtaa muutosprojektia, jotta työntekijöiden into asiaan säilyisi.

Muutosprojektit varmistavat yrityksen kilpailukyvyn

Organisaatioissa muutoksia tapahtuu koko ajan. Yritykset innovoivat, kehittävät tuotantoaan ja toimintaansa, jotta menestys olisi taattua myös tulevaisuudessa. Asiakkaat ovat vaativia ja heidän tarpeensa muuttuvat koko ajan. Toimintatapoja on pakko kehittää, jotta pysyy asiakkaalle hyödyllisenä, eikä tipahda kilpailusta pois.

Organisaatioissa muutoksia tapahtuu koko ajan.

Käytännössä tämä voi näkyä uusien muutosprojektien sarjana. Toiminnan tueksi otetaan käyttöön uutta ERP-, MES-, PLM,- tai CRM-järjestelmää. Jos ei päädytä ottamaan täysin uutta järjestelmää, niin vähintään päädytään päivittämään vanha järjestelmä, jotta se tukisi toimintaa entistä paremmin. Yleensä uusi teknologia aiheuttaa myös muutoksia toimintatapoihin, koska toki uusista ominaisuuksista halutaan saada täysi hyöty irti. Tästä hyvä esimerkki on Tampereen kaupungin O365 -projektit.

Työntekijää kiinnostaa oma etu eniten

Muutosprojektin käänteissä jokainen työntekijä miettii, mitä tämä tarkoittaa juuri minulle. Jokainen kaipaa tietoa ja ymmärrystä, miten uusi ohjelmisto tulee vaikuttamaan juuri minun työhöni. Aiheuttaako se hankaluuksia, tai voisiko se auttaa minua jonkin tietyn ongelman ratkaisemisessa? Näissä asioissa projektipäällikön rooli alkaa korostumaan.

Työntekijän tarve saada tietoa kasvaa valtavasti muutoksessa.

Työntekijän tarve saada tietoa kasvaa valtavasti muutoksessa. Lisäksi tulee tarve sille, että joku kuuntelee ja vastaa kysymyksiin. Työntekijällä pitää olla riittävästi tietoa, jotta he ymmärtävät, mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Jos työntekijä on epävarma muutoksesta, hän alkaa lähinnä vastustaa sitä. Kyynisessä vastustuksen tilassa ihminen helposti kieltäytyy ymmärtämästä koko tilannetta ja etsimästä siihen liittyvää tietoa, vaikka tietoa olisikin saatavilla. Tästä suosta on haastava saada muutosprojekti onnistuneesti maaliin.

Muutosprojekti pysyy kasassa hyvällä viestinnällä

 Projektipäällikkö on muutosprojektin johtaja. Muutosjohtaminen on suurilta osin viestintää. Projektipäällikön tulee tarjota laadukasta faktatietoa avoimesti ja läpinäkyvästi, jotta eri sidosryhmät, joihin projekti vaikuttaa, pystyvät muodostamaan muutoksesta oman käsityksensä. Viestintä pitää organisaation kasassa muutostilanteessa.

Muutosjohtaminen on suurilta osin viestintää.

Viestintä ei kuitenkaan ole pelkkää tiedottamista. Hyviin tuloksiin päästään, kun projektipäällikkö sallii työntekijöiden osallistumisen muutokseen. Suunnittelua kannattaa tehdä erilaisissa työpajoissa yhdessä työntekijöiden kanssa. Jos se ei ole mahdollista, projektipäällikkö voi silti kysyä työntekijöiltä ideoita ja kommentteja mietittyihin ratkaisuihin. Osallistumisen kautta työntekijät saavat paremman ymmärryksen siitä, mistä muutoksessa on kyse ja millaisia ratkaisuvaihtoehtoja on olemassa.

Yhteisöllisyys auttaa muutosprojektin hyväksymistä

Projektipäällikön olisi hyvä ymmärtää, että työntekijöiden avulla viedään muutosprosessia eteenpäin ja luodaan yhteisöllisyyttä. Kaikenlaisen positiivisen ilmapiirin luominen muutoksen ympärille on kannattavaa tekemistä. Olisiko hyvä idea tilata kaikille työntekijöille uuden ERP-järjestelmän fanipaidat?

Organisaatiolle kallein vaihtoehto on tehdä muutosprojekti piilossa työntekijöiltä, jolloin voi käydä niin, että uusi hankittu tietojärjestelmä tai toimintamallin muutos ei ratkaise ollenkaan niitä ongelmia, mitä työntekijä oikeasti kokee työssään. Muutosprojektin hyödyt jäävät lähinnä kosmeettisiksi.

Kokenut projektipäällikkö osaa pitää huolen siitä, että muutosprojektia johdetaan työntekijät ja muut sidosryhmät huomioiden. Projektipäällikön tehtäviin kuuluu ymmärtää, mitä tietoa työntekijöille pitää jakaa, milloin ja millä tavoin. Kun näistä asioista on huolehdittu, muutosprojektin onnistuminen alkaa olla jo lähellä. Meidän tehtävämme Notkialla on saada projektit onnistuneesti maaliin.

Lue lisää meidän ajatuksiamme projektijohtamisesta:

• Johtaminen on projektipäällikön tärkein osaaminen
• Ketterän projektin toimintatavat edistävät kaikenlaisia projekteja
• Kuusi keinoa parantaa projektiviestintää

Meidän it-projektinhallintapalvelusta voit lukea lisää täältä.