Case: Tampereen kaupunki – Office 365 projekteilla tavoiteltiin toiminnan, ajankäytön ja tilankäytön tehostumista

Kahden projektin mallilla nostettiin muutoksen hyödyt kärkeen

Vuoden 2020 lopussa Tampereen kaupungin tietohallinnossa saatiin kaksi isoa projektia valmiiksi. Toinen projekteista oli tekninen Office 365 käyttöönottoprojekti ja toista projektia kutsuttiin nimellä Sujuva työ.

Halusimme kokeilla toimintamallia, jossa nostetaan hyödyt kärkeen. Sen vuoksi erotimme teknisen osuuden ja hyötyjen ulosmittaamisen eri projekteiksi.

– Tekniseen käyttöönottoprojektiin sisältyi esimerkiksi lisenssien hankinta, tekniset asennukset ja kotihakemistojen siirrot pilveen. Se oli hyvin perinteinen käyttöönottoprojekti, ICT-päällikkö Juha Haapamäki kuvailee.

Haapamäki toimi käyttöönottoprojektin projektin omistajana. Teknisen käyttöönoton rinnalla kulki koko ajan Sujuva työ -projekti, joka nimensä mukaisesti keskittyi toimintamallien sujuvoittamiseen. Tässä projektissa omistajana oli tietohallintopäällikkö Arto Kahila. Hän kertoo, että tällaista kahden projektin mallia käytettiin Tampereen tietohallinnossa ensimmäistä kertaa.

– Perinteisestihän projekti päättyy, kun tekninen käyttöönotto on tehty, ja järjestelmän hyödyntäminen jää käyttäjien murheeksi. Me halusimme kuitenkin kokeilla toimintamallia, jossa nostetaan hyödyt kärkeen. Siksi erotimme teknisen osuuden ja hyötyjen ulosmittaamisen eri projekteiksi, Kahila kertoo.

Muutoksen kohteina olivat erilaiset työryhmien toimintamallit, digitaalinen kanssakäyminen ja yhteistyö sekä yksilön liikkuva työskentely. Tavoitteena oli saada merkittäviä taloudellisia hyötyjä toiminnan, ajankäytön ja tilankäytön tehostumisen muodossa.

Laaja projektikokonaisuus tarvitsee kokeneen ja määrätietoisen projektipäällikön

Projektipäälliköksi molempiin projekteihin valittiin Notkia IT:n vanhempi projektipäällikkö Päivi Kähönen. Hän otti projektit johdettavakseen syksyllä 2019.

Näin laajoja projekteja ei voi johtaa löysällä otteella. Hän oli erittäin määrätietoinen, tuloshakuinen ja tavoitteellinen. Hän hoiti projektit mallikkaasti.

Kyseessä oli haastava projektikokonaisuus. Uudenlaisen toimintamallin lisäksi projektiin liittyvien sidosryhmien ja ihmisten määrä oli valtava. Käytännössä projektit koskettivat koko Tampereen kaupungin organisaatiota, kaupungin yhtiöitä ja liikelaitoksia. Tampereen lisäksi mukana oli myös kahdeksan ympäristökuntaa. Kaupunkiorganisaatiossa projektin vaikutuspiirissä oli yhteensä noin 15 000 ihmistä, ja luku tuplaantui, kun ympäristökunnat laskettiin mukaan.

– Näin laajoja projekteja ei voi johtaa löysällä otteella. Rajapinta, jota Päivi projektissa hoiti, oli oikeastaan koko kaupunkiorganisaatio. Odotimme projektipäälliköltä jämäkkyyttä ja kykyä pitää lankoja käsissään. Hän oli erittäin määrätietoinen, tuloshakuinen ja tavoitteellinen. Hän hoiti projektit mallikkaasti, Haapamäki kehuu.

– Päivi on kokenut projektipäällikkö, ja pääsimme nopeasti samalle projektikartalle. Hän lähti hyvin pelottomasti ottamaan organisaatiota haltuun, ja teki hyvin itsenäisesti hommia, Kahila jatkaa.

Yhteistyö sujui projektipäällikön kanssa hyvin. Projektitehtäviä tehtiin käytännössä paljon ristiin, ja esimerkiksi molemmat projektin omistajat osallistuivat molempien projektien ohjausryhmiin.

– Näin varmistimme, että kokonaisuus pysyi molempien projektien omistajien tiedossa, ja pystyimme tarjoamaan projektipäällikölle selkeän esimies- ja johtamismallin. Projektipäällikkö tiesi, keneltä kysyä, kun tarvittiin esimerkiksi resursseja. Toimintamalli meni uomiinsa hyvin nopeasti, Kahila ja Haapamäki kertovat.

Sujuva työ -projekti oli erityisesti viestinnällinen ja koulutuksellinen hanke

Suuresta ihmismäärästä johtuen koulutusten osuus oli Sujuva työ -projektissa merkittävä. Lähes kaikki koulutukset pidettiin Teams-sovelluksella, joka tuli siinä samalla jo tutuksi käyttäjille. Teams myös mahdollisti isot koulutusryhmät, eikä tilat rajoittaneet toimintaa. Lisäksi organisaatioon koulutettiin 130 tutorkäyttäjää, jotka antavat kollegiaalista lähitukea myös tulevaisuudessa tarvittaessa.

Olemme olleet tyytyväisiä projektipäällikön panokseen.

– Käyttäjiltä saatu palaute on ollut hyvää, ja projektin jäsenet ovat olleet tyytyväisiä. Tämä on ollut erityisesti laaja viestinnällinen ja koulutuksellinen hanke. On ollut tärkeää, että asioista kerrotaan riittävästi. Myös korona-aika lisäsi käyttäjien motivaatiota ottaa etätyövälineet haltuun. Siinä mielessä projektin aikaikkuna osui hyvään saumaan, Kahila toteaa.

Projekteille asetetut tavoitteet saavutettiin hyvin.

– Olemme olleet tosi tyytyväisiä Office 365 -projektiin ja Päivin panokseen, Kahila vielä kertaa.

Tekninen käyttöönottoprojekti on nyt valmis ja Sujuva työ -projekti on siirtynyt jatkuvan palvelun vaiheeseen, jossa varmistetaan, että sovellukset saadaan valjastettua käyttöön ja hyviä käytäntöjä jatketaan. Samalla varmistetaan, että käyttö onnistuu ja tukea on tarjolla riittävästi. Tietohallinto haluaa jatkossakin olla lähempänä asiakasta.

– Kahden projektin malli vei meidät lähemmäksi asiakasrajapintaa, ja pystyimme sitouttamaan loppukäyttäjiä tuleviin muutoksiin. Koimme, että tällaisesta erottelusta oli hyötyä muutosvastarinnan taklaamisessa ja tiedonjakamisessa, Kahila pohtii jatkaen, että varmasti mallia hyödynnetään myös jatkossa.

Kaipaatko projektipäällikköä avuksesi? Lue lisää Notkian IT-projektinhallintapalveluista täältä tai ota yhteyttä ja kerromme lisää. 

Lisää referenssitarinoita löydät täältä.