Case: Pirkanmaan sairaanhoitopiiri ja Istekki Oy

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin puhepalveluiden siirtoprojekti oli erittäin vaativa

Syksyllä 2018 Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä (PSHP) käynnistyi mielenkiintoinen ja haastava projekti. Operaattoripalveluiden tuottajien kilpailutus oli tehty, ja nyt uudet puhepalvelut haluttiin ottaa käyttöön.

Projekti luokiteltiin hyvin haastavaksi, koska edellisen puheoperaattorin kanssa oli toimittu jo pitkään. Kyseessä ei kuitenkaan ollut pelkkä palveluntarjoajan vaihtaminen, vaan samalla tehtiin myös mittava teknologinen uudistus. Sairaanhoitopiirin puhepalveluissa käytetty teknologia oli tullut elinkaaressaan taitekohtaan.

Tiesimme jo etukäteen tämän olevan erittäin vaativa projekti.

–  Tiesimme jo etukäteen tämän olevan erittäin vaativa projekti. Tämä oli 2000-luvun suurin muutos tässä teemassa, projektin omistaja Juha Aalto kuvaa projektin merkitystä sairaanhoitopiirille. Hän toimii PSHP:n tietohallinto- ja teknologiavastuualueen johtajana ja vastaa esimerkiksi Istekki Oy:n palvelujen ja projektien ohjaamisesta.

Vanhaa teknologiaa piti uudistaa ja luoda kokonaan uusi strateginen suunta puhepalveluiden kehittämiselle mobiiliratkaisut huomioiden. Uudistus mahdollisti  esimerkiksi mobiilisairaalaohjelman laajemman kehittämisen ja käyttöönoton.

Projekti sovitettiin erikoissairaanhoidon toimintaympäristöön

Käytännössä projektin aikana toteutettiin kaksi isoa muutosta: sairaanhoitopiirin sisäisen vaihdeverkon ja sen päätelaitteiden operaattorivaihto sekä matkapuhelinliittymien operaattorivaihto ja käyttöönotot. Projektin ajallinen kesto esiselvityksestä yliheittoihin oli noin puoli vuotta, ja se oli haastava kokemus myös projektipäällikölle.

–  Siirtoprojekti oli yksi mielenkiintoisemmista ja haastavimmista projekteistani. Ympäristö oli kriittinen, sillä projekti kosketti miltei 9 000 Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstöä, kertoo Notkian projektipäällikkö Päivi Kähönen.

Kaikissa projektin vaiheissa ja toimissa piti huomioida erikoissairaanhoidon vaatimukset. Toiminta pyörii 24/7 eikä se saa missään tilanteessa häiriintyä.

– Projektin alkaessa asetettiin tavoitteet korkealle, esimerkiksi kriittisten testattavien kohteiden tunnistaminen 100 %, virheiden määrä 0 ja asiakastyytyväisyys 5. Projektin eri vaiheissa oli useita osapuolia mukana ja aikataulujen yhteensovittaminen oli haastavaa, Kähönen muistelee projektin tavoitteita.

Haasteellisuus näkyi myös siinä, että projekti oli hyvin hajautunut. Pirkanmaan sairaanhoitopiiri sisältää useita toimijoita, kuten Fimlabin laboratoriot, Sydänsairaala, Tekonivelsairaala Coxa ja Tays kaikkine toimipisteineen. Käytännössä henkilöstö oli hajautunut yli 30 eri toimipaikkaan.

– Erityisen haastavia olivat vaihdeverkon käyttöönotot, sillä testaukset sairaanhoitopiirin eri toimipaikoissa samaan aikaisesti vaativat resurssit jokaiseen toimipaikkaan. Yhteistyö sujui kuitenkin erinomaisesti Skypen avulla eri toimipaikkojen välillä. Tehdyt testaussuunnitelmat olivat kattavat ja huolellisella valmistautumisella vältettiin useat karikot.

Projekti onnistui hyvin

Korkeasta haastetasosta huolimatta projekti onnistui hyvin. Projektipäällikölle oli keskeistä olla liimana eri osapuolten välillä.

–  Yhteistyö projektipäällikön kanssa oli erittäin sujuvaa. Me hankimme projektipäällikköpalveluita avaimet käteen periaatteella. Edellytämme, että projektipäälliköltä löytyy toimialaosaamista ja muutenkin sellaista kokemusta, että me voimme keskittyä ohjauksessa olennaiseen eikä projektityöhön tarvitse puuttua operatiivisella tasolla, Juha Aalto sanoo.

Hän kehuu myös projektipäällikön asiakaslähtöistä tapaa huomioida projektin loppukäyttäjät eli sairaanhoitopiirin työntekijät. Esimerkiksi sim-korttien vaihto oli hänen mukaansa hyvin ohjeistettu ja organisoitu. Projektissa varmistettiin, että jokainen loppukäyttäjä onnistui saamaan puhelimensa käyttökuntoon.

Voin suositella Notkian projektipäälliköitä!

– Sen vielä haluan sanoan, että tällä kokemuksella voin suositella Notkian projektipäälliköitä, Aalto lisää ja on selvästi tyytyväinen saamaansa projektipäällikköpalveluun.

Lue lisää Notkian IT-projektinhallintapalveluista täältä.

Lisää referenssejä löydät täältä.