Case: Pirkanmaan sairaanhoitopiiri – 116117-palvelun käyttöönottoprojekti

Käyttöönottoprojektissa oli huomioitava kahden palveluntuottajan ympäristövaatimukset

Vuoden 2020 lopussa valmistui projekti, jossa suunniteltiin ja toteutettiin pirkanmaalaisia palveleva päivystysapu 116117. Asiakas voi soittaa numeroon silloin, kun oma terveysasema on kiinni. Puheluun vastaa sairaanhoitaja, joka osaa arvioida, tarvitaanko päivystyskäyntiä vai ei.

Projekti oli osa laajempaa kokonaisuutta, ja tässä aliprojektissa toteutettiin 116117-palvelun käyttöönotto it-näkökulmasta. Se tarkoitti esimerkiksi teknistä valmistelua, palveluprosessien tarkastamista sekä integraatioiden kehittämistä.

– Käytöönottoprojektissa suunniteltiin ja toteutettiin palvelun tekninen ympäristö ja sen käyttöönotto. Sisältö jakaantui ylätasolla puheluiden ohjaamiseen ja käsittelyyn liittyvään osuuteen sekä potilastietojärjestelmiin tehtäviin muutoksiin, sairaalainsinööri Markus Markkinen Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tietohallinnosta kertoo.

Aikataulu oli tiukka ja lopputuloksena odotettiin eheää Pirkanmaan laajuista palvelukokonaisuutta.

Markkinen toimi käyttöönottoprojektin omistajana ja Notkia IT:n vanhempi projektipäällikkö Mika Anttila vastasi projektinhallinnasta. 116117-palvelun tuottaminen jakaantuu Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ja Tampereen kaupungin kesken. Tämä tarkoitti sitä, että projektissa piti huomioida molempien osapuolten toimintatavat ja järjestelmäkokonaisuudet. Käytännössä organisaatioiden välille rakennettiin yhteisrekisterikatselu, joka lisäsi projektin vaikeuskerrointa.

– Projektissa edellytettiin hyvää kokonaiskoordinaatiota, koska palvelun käyttöönottamiseksi tehtävät toimet piti toteuttaa kahdessa eri organisaatiossa. Aikataulu oli tiukka ja lopputuloksena odotettiin eheää Pirkanmaan laajuista palvelukokonaisuutta, Markkinen jatkaa.

Käyttöönottoprojektille kriittisintä oli aikataulu ja käytettävyys

Aikataulu oli projektille kriittinen. Pirkanmaan päivystysapu 116117 –palvelun aloituspäivämääräksi oli hyvissä ajoin sovittu 1.1.2021. Sen toteutuminen oli projektille pakollista ja siinä pysyttiinkin.

Tärkeää oli myös saada käyttöön ratkaisu, joka on luotettava ja helppokäyttöinen asiakkaiden näkökulmasta. Heidän toivotaankin löytävän palvelun äärelle matalalla kynnyksellä.

Kolmantena tärkeänä asiana oli käytettävyys palvelutuottajien näkökulmasta tarkasteltuna. Hoitaja vastaa puheluun, kirjaa hoitotarvearvion järjestelmään ja luokittelee oireet kansainvälisen ICPC2-koodistoston mukaisesti diagnoosiraporttiin. Työskentelyn on oltava sujuvaa.

– Puheluiden käsittely ja potilastietojärjestelmiin tehtävien kirjausten täytyy onnistua helposti.
Palveluun liittyi myös kansallisia vaatimuksia ja reunaehtoja, jotka piti huomioida toteutuksessa, Markkinen toteaa.

Projektipäälliköltä vaadittiin hyvää kokonaisuudenhallintaa ja neuvottelutaitoja

Projektipäällikölle uusi projekti on aina kiinnostava haaste, jossa näyttää kyntensä. Usein projektia aloittaessa ei tiedetä, mitä kaikkea matkan varrella tulee vastaan. Helpoksi tätäkään projektia ei missään nimessä voi luonnehtia.  Suunnittelemattomia töitä ilmaantuu käytännössä aina.

Tarkan suunnittelun ansiosta uudet vaatimukset pystyttiin sisällyttämään projektin laajuuteen.

– Tiukka aikataulu tarkoitti sitä, että palaveriaikoja ja resursseja sai järjestellä huolellisesti. Myös
muutokset projektin vaatimuksissa tekivät siitä haastavan. Projektin aikana tehtiin tietoturvaselvitystä ja otettiin käyttöön uusia toimintamalleja, kuten ICPC-2 diagnoosit potilasjärjestelmissä ja raportoinnin laajennokset. Nämä aiheuttivat myös järjestelmämuutoksia, jotka piti toteuttaa pikavauhtia, Anttila muistelee projektipäällikköpestiään.

Tarkan suunnittelun ansiosta uudet vaatimukset pystyttiin sisällyttämään käyttöönottoprojektin laajuuteen. Projektipäälliköltä se edellytti kuitenkin hyviä neuvottelutaitoja esimerkiksi järjestelmätoimittajien kanssa.

Käyttöönottoprojekti onnistui tavoitteissaan hyvin

Tiukoista vaatimuksista huolimatta, projekti onnistui hyvin. Projekti pysyi annetuissa aikataulu- ja kustannusraameissa saavuttaen kuitenkin sille asetetut toiminnalliset ja laadulliset tavoitteet.

Projektipäällikkö Mika Anttila johti projektitiimiä pitäen kokonaisuuden hallinnassa ja sinnikkyydellään raivasi matkalla eteen tulleet haasteet yhteistyössä muun projektitiimin kanssa.

– Nyt jo muutama kuukausi käyttöönoton jälkeen voi todeta, että palvelu on toiminut suunnitellusti eli lopputulos on onnistunut. Tästä kuuluu iso kiitos koko Pirkanmaan sairaanhoitopiirin, Tampereen kaupungin ja Istekki Oy:n muodostamalle projektitiimille, Markkinen kehuu.

Omat kiitoksensa ansaitsee myös Notkia IT:n projektipäällikkö.

– Projektipäällikkö Mika Anttila johti projektitiimiä pitäen kokonaisuuden hallinnassa ja sinnikkyydellään raivasi matkalla eteen tulleet haasteet yhteistyössä muun projektitiimin kanssa.

Kaipaatko projektipäällikköä avuksesi? Lue lisää Notkian IT-projektinhallintapalveluista täältä tai ota yhteyttä ja kerromme lisää.

Lisää referenssitarinoita löydät täältä.